Klinik Sabah, eine Hausarztpraxis in Kota Kinabalu, konnte Patientenanfragen auf WhatsApp nur bis zu einem gewissen Punkt nachverfolgen – danach rutschten sie selbst durch die eigenen Labels von WhatsApp Business. Mit der Leads-Funktion von The Chat Quotient, die jedes Gespräch als heiß, warm oder kalt markiert, senkte die Praxis ihre Antwortzeit auf unter 10 Minuten, verdoppelte ihre täglichen Chats mehr als und schloss rund 15 % mehr Verkäufe ab.
Klinik Sabah ist eine Hausarztpraxis in Kota Kinabalu, Sabah, Malaysia, die Ruhaizad Daud gehört. Die Praxis konzentriert sich auf Familiengesundheit, Gewichtsmanagement, Fertilitätsabklärung sowie Männer- und Frauengesundheit, und ein kleines Empfangsteam kümmert sich um die Patientenanfragen über WhatsApp.
Vor Chat Quotient war Ruhaizads größter Frustpunkt bei WhatsApp die Nachverfolgung von Leads. Die eigenen Labels von WhatsApp Business funktionierten bei geringem Volumen gut, aber mit wachsenden Anfragen verlor die Praxis zunehmend den Überblick, wer noch eine Antwort brauchte und wer tatsächlich buchungsbereit war.
Diese Lücke hatte reale Kosten. Wenn die Praxis nicht innerhalb von 24 Stunden antwortete, verloren Interessenten meist das Interesse und buchten stattdessen bei einer anderen Klinik.
"Wir konnten unsere Leads nicht richtig nachverfolgen. Selbst mit der Labeling-Funktion von WhatsApp Business hatten wir Probleme, sobald die Zahl der Leads zunahm."
Klinik Sabah betreibt WhatsApp mit KI-Antworten, KI-Agent, Kampagnen, Leads, Schnellantworten, geplanten Nachrichten, Chat-Zusammenfassung, Notizen, To-dos und Erinnerungen, und auf Leads stützt sich Ruhaizad am meisten.
Kommt eine Nachricht mit einer Anfrage zu den Leistungen der Praxis herein, legt das Team sofort einen Lead an und markiert ihn als heiß, warm oder kalt, je nachdem, wie buchungsbereit die Person wirkt. Heiße Leads werden schnell abgeschlossen, warme Leads bekommen ein paar Nachfassaktionen, und kalte Leads bleiben in einer Pflegeliste, bis sie wärmer werden. Das Leads-Dashboard zu prüfen, ist jeden Morgen das Erste, was das Team tut, damit nichts von vor ein paar Tagen still verschwindet.
Ein kalter Lead zeigte den Unterschied deutlich. Ein Mann hatte angefragt und sich dann nicht mehr gemeldet – die Art Gespräch, die früher durch die alte WhatsApp-Kennzeichnung der Praxis gerutscht wäre. Diesmal hielt das Kalt-Lead-Label ihn auf dem Radar des Teams, sie blieben dran, und er buchte schließlich.
Die täglich bearbeiteten Chats verdoppelten sich in etwa, von rund 15 auf über 30. Die Antwortzeit sank von einigen Stunden auf unter 10 Minuten, und Ruhaizad schätzt, dass das Team inzwischen rund 7 Stunden pro Woche spart, die früher ins Durchsuchen alter Chats nach verstummten Leads flossen. Die Abschlüsse sind seit der Umstellung um rund 15 % gestiegen.
Bearbeitete Chats pro Tag
~15 30+
Antwortzeit
Ein paar Stunden Unter 10 Minuten
Abschlüsse
+15 %
Zeitersparnis pro Woche
~7 Stunden
"Es ist eines der besten CRMs, die ich genutzt habe - einfach einzurichten und einfach zu bedienen, verglichen mit einem vollwertigen CRM-System oder irgendetwas, das die WhatsApp-API braucht, um überhaupt zu laufen."
Ruhaizads einziger Wunsch: ein Dashboard über die reine Chat-Verwaltung hinaus, das eine Marketingleitung öffnen könnte, um Kundendemografie, Abschlussraten und Umsatz nach Lead-Quelle zu sehen und genau zu erkennen, wo ein Abschluss ins Stocken gerät, auf der Marketing- oder der Vertriebsseite. Wir bauen es gerade. Genau solches Feedback, von einer Praxis, die das Tool täglich im Einsatz hat, wollen wir öfter.
Wir wünschen Ruhaizad und dem ganzen Team von Klinik Sabah weiterhin viel Erfolg in Kota Kinabalu.
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