Klinik Sabah, een huisartsenpraktijk in Kota Kinabalu, kon patiëntenleads op WhatsApp maar tot op zekere hoogte volgen - daarna glipten ze er zelfs door de eigen labels van WhatsApp Business heen. Met de Leads-functie van The Chat Quotient, die elk gesprek als heet, lauw of koud markeert, verkortte de praktijk haar reactietijd tot onder de 10 minuten, meer dan verdubbelde haar dagelijkse chats en sloot ongeveer 15% meer omzet.
Klinik Sabah is een huisartsenpraktijk in Kota Kinabalu, Sabah, Maleisië, van eigenaar Ruhaizad Daud. De praktijk richt zich op gezinsgezondheid, gewichtsbeheer, vruchtbaarheidsonderzoek en mannen- en vrouwengezondheid, en een klein baliepersoneelsteam handelt de patiëntvragen via WhatsApp af.
Vóór Chat Quotient was Ruhaizads grootste frustratie op WhatsApp het bijhouden van leads. De eigen labels van WhatsApp Business werkten prima bij lage volumes, maar naarmate de aanvragen toenamen, raakte de praktijk steeds meer het overzicht kwijt over wie nog een antwoord nodig had en wie echt klaar was om te boeken.
Dat gat had een reële kostprijs. Reageerde de praktijk niet binnen 24 uur, dan verloor iemand meestal de interesse en boekte in plaats daarvan bij een andere kliniek.
"We konden onze leads niet goed bijhouden. Zelfs met de labelfunctie van WhatsApp Business hadden we nog steeds problemen zodra het aantal leads toenam."
Klinik Sabah draait WhatsApp op AI-antwoord, AI-agent, Campagnes, Leads, Snelle Antwoorden, Geplande Berichten, Chatsamenvatting, Notities, Taken en Herinneringen, en Leads is de functie waar Ruhaizad het meest op leunt.
Komt er een bericht binnen met een vraag over de diensten van de praktijk, dan maakt het team meteen een lead aan en tagt die als heet, lauw of koud, afhankelijk van hoe klaar de persoon lijkt. Hete leads worden snel gesloten, lauwe leads krijgen een paar keer opvolging, en koude leads blijven op een koesterlijst staan tot ze opwarmen. Het leaddashboard checken is elke ochtend het eerste wat het team doet, zodat niets van een paar dagen terug stilletjes verdwijnt.
Eén koude lead maakte het verschil duidelijk. Een man had een vraag gesteld en was toen stil geworden, het soort gesprek dat vroeger door de oude WhatsApp-tagging van de praktijk glipte. Deze keer hield de koude-lead-tag hem op de radar van het team, ze bleven opvolgen, en uiteindelijk boekte hij.
Het aantal chats per dag verdubbelde ongeveer, van rond de 15 naar meer dan 30. De reactietijd daalde van een paar uur naar onder de 10 minuten, en Ruhaizad schat dat het team nu zo’n 7 uur per week bespaart die vroeger opgingen aan het uitpluizen van oude chats naar leads die stil waren geworden. De omzet is sinds de overstap met zo’n 15% gestegen.
Chats afgehandeld per dag
~15 30+
Reactietijd
Een paar uur Onder de 10 minuten
Omzet
+15%
Tijdsbesparing per week
~7 uur
"Het is een van de beste CRM's die ik heb gebruikt - makkelijk in te stellen en makkelijk te gebruiken, vergeleken met een volwaardig CRM-systeem of iets dat de WhatsApp API nodig heeft om te draaien."
Ruhaizads enige verzoek: een dashboard voorbij chatbeheer, een dat een marketingmanager zou kunnen openen om klantdemografie, sluitingspercentages en omzet per leadbron te zien, en precies te zien waar een deal vastloopt, aan marketing- of verkoopkant. We zijn het aan het bouwen. Zulke concrete feedback, van een praktijk die de tool dagelijks gebruikt, is precies wat we vaker willen.
We wensen Ruhaizad en het hele team van Klinik Sabah veel verdere groei toe in Kota Kinabalu.
Voeg de Chrome-extensie toe en transformeer hoe je WhatsApp-gesprekken beheert voor je bedrijf.
