The Tax Company, een online dienst voor belasting- en GST-compliance, kon de WhatsApp-vragen tijdens het drukke aangifteseizoen niet meer bijbenen. Met AI Agents van The Chat Quotient die routinevragen automatisch afhandelen, ging een team van twee mensen van ongeveer 15 chats per dag naar 40-50, zonder extra personeel aan te nemen.
The Tax Company, gevestigd in Bangalore, biedt online belasting- en compliancediensten in heel India, waaronder het indienen van inkomstenbelastingaangiften, GST-registratie en -aangifte, belastingadvies, hulp bij aanslagen en ondersteuning bij bedrijfscompliance. De meeste klantvragen en serviceafstemming lopen via de website van het bedrijf en via WhatsApp.
Oprichter Sairab Khan en nog een andere persoon handelden elk WhatsApp-gesprek zelf af, en vragen kwamen tegelijk uit meerdere bronnen binnen. Bijhouden welk gesprek nog een antwoord nodig had, leads herkennen die opvolging nodig hadden, en zorgen voor consistente antwoorden tussen twee mensen, was met de hand lastig te doen. De meeste vragen waren dezelfde die steeds terugkwamen: iemand die vroeg naar ITR-aangifte wilde bijna altijd weten wat het kostte, of hij in aanmerking kwam, welke documenten hij moest sturen, en hoe lang de aangifte zou duren, en diezelfde uitleg tientallen keren per dag opnieuw typen, kostte uren die het team voor niets anders had.
De kosten werden duidelijk in de drukste weken. Vragen die na kantooruren binnenkwamen, of tijdens de drukte rond de ITR- en GST-deadlines, bleven soms een paar uur onbeantwoord. Tegen de tijd dat Sairab of zijn collega terugkwam, hadden sommige klanten zich al bij een andere belastingdienstverlener aangemeld.
"We kregen vragen uit meerdere bronnen binnen, maar het was lastig om elk gesprek bij te houden, te bepalen welke leads opvolging nodig hadden, en ervoor te zorgen dat klanten tijdige en consistente antwoorden kregen."
The Tax Company draait zijn WhatsApp-support op AI Agents, Campagnes, Leads, Snelle Antwoorden, Geplande Berichten, Chatsamenvatting, Notities en Automatische Vertaling, en AI Agents is waar Sairab het meest op vertrouwt.
Een vrij typische vraag laat zien waarom. Een klant schrijft over een dringende ITR-aangifte, vergelijkt al offertes bij een paar andere aanbieders, en vraagt welk ITR-formulier op hem van toepassing is, welke documenten hij nodig heeft, de prijs, en de deadline. AI Agents en Snelle Antwoorden antwoorden binnen enkele minuten, met de specifieke cijfers en documenten voor zijn situatie in plaats van een vage “we nemen contact op”. Sairab markeert de vraag als lead, noteert het inkomensprofiel en de aangiftebehoefte van de klant, en als de klant niets meer laat horen, zet hij een herinnering zodat het gesprek niet verdwijnt tussen de rest van de dagelijkse berichten. Omdat het antwoord snel kwam en precies aansloot bij wat hij had gevraagd, stopte de klant met vergelijken, stuurde zijn documenten op, en betaalde.
Het aantal afgehandelde chats per dag ging van ongeveer 15 naar 40-50, nog steeds met maar twee mensen die WhatsApp bemannen. De reactietijd daalde van een paar uur naar onder de 5 minuten, en Sairab schat dat het team nu 8-10 uur per week bespaart die vroeger opgingen aan het opnieuw typen van dezelfde antwoorden.
Afgehandelde chats per dag
~15 40-50
Reactietijd
Een paar uur Onder de 5 minuten
Tijdsbesparing per week
8-10 uur
"Chat Quotient maakt het beheer van WhatsApp-klanten veel overzichtelijker en efficiënter. Het helpt ons sneller te reageren, leads te beheren, op tijd op te volgen, en te voorkomen dat we klanten verliezen door gemiste berichten. Het bespaart elke week meerdere uren en geeft een groeiend bedrijf de efficiëntie van een veel groter klantenserviceteam."
Voeg de Chrome-extensie toe en transformeer hoe je WhatsApp-gesprekken beheert voor je bedrijf.
