Prowadzenie sprzedaży lub wsparcia przez więcej niż jeden numer WhatsApp szybko psuje raportowanie CRM. Oto jak zarządzać wieloma numerami WhatsApp w CRM bez utraty przejrzystego widoku lejka.
Biznes rzadko planuje skończyć na trzech numerach WhatsApp. Dzieje się to jeden numer na raz: numer wsparcia zostaje dodany, bo czaty sprzedażowe go przytłaczają, drugi sprzedawca zaczyna pracować z leadami z własnego telefonu, i regionalne biuro przejmuje lokalny numer, bo klienci tam nie odpowiadają na numer, który nie jest lokalny. Żadne z tego nie jest nierozsądne samo w sobie. Problem pojawia się później, kiedy ktoś próbuje odpowiedzieć na proste pytanie w stylu “ile umów jest teraz w etapie Propozycja” i szczera odpowiedź to “zależy, którą liczbę sprawdzisz”.
Zwykle są dwa różne powody, i każdy wymaga innego rozwiązania. Pierwszy to strukturalny: sprzedaż i wsparcie to różne rozmowy z różnym poziomem pilności, więc ich rozdzielenie na osobne numery uniemożliwia zalegającym wiadomościom wsparcia zatopienia gorącego leada. Drugi to zwykły wzrost: dołącza drugi lub trzeci sprzedawca, każdy ze swoim telefonem i swoim numerem, bo nikt nie skonfigurował współdzielonego dostępu na początek. Linia regionalna to trzeci, mniej powszechny przypadek, zwykle napędzany lepszą szybkością odpowiedzi niż wielkością zespołu.
Zarządzanie wieloma numerami WhatsApp w CRM staje się trudne tylko wtedy, gdy każdy lejek dla danego numeru zaczyna opowiadać nieco inną historię. Jeden sprzedawca nazywa etap “Follow Up”, inny opisuje ten sam punkt w procesie jako “Pielęgnowanie”, i kiedy kierownik próbuje dodać wartość lejka w obu, liczby się nie zgadzają, bo etapy nie oznaczają tego samego. To jest dokładnie to, co psuje raportowanie, nie sam fakt posiadania wielu linii WhatsApp.
Napisz listę etapów jeden raz, gdzieś poza CRM jakiegokolwiek pojedynczego numeru: Nowy Lead, Skontaktowany, Zainteresowany, Wysłana Oferta, Umowa Zamknięta, lub cokolwiek pasuje do Twojego rzeczywistego procesu sprzedaży. Następnie zastosuj tę dokładną listę, w tej dokładnej kolejności, do lejka na każdym numerze WhatsApp. Kiedy etap naprawdę musi się zmienić (dodanie kroku “Negocjacje” przed Umową Zamkniętą, na przykład), zmień to wszędzie w tym samym tygodniu, a nie tylko na numerze, na którym ktoś przypadkowo zauważył brakującą pozycję. Lejek, który dryfuje etap po etapie na różnych numerach, to jeden z największych powodów, dla których “jak wygląda lejek” przestaje mieć jedną odpowiedź.
Niezależnie od tego, który numer to obsługuje, Ustawienia Lejka to miejsce, gdzie nazwy etapów, ich kolejność i prawdopodobieństwo wygrania się znajdują, więc to ta sama ścieżka trzech kliknięć, żeby sprawdzić, czy lejek jednego numeru wciąż pasuje do uzgodnionej listy.
The Chat Quotient działa jako rozszerzenie Chrome doczepione do sesji WhatsApp Web, która jest zalogowana, co oznacza, że każdy numer WhatsApp ma swój własny lejek, swoje umowy i swój widok Insights. Dziś nie ma jednego pulpitu, który automatycznie scalałby liczby umów lub wartość lejka na dwóch lub więcej numerach. Jeśli biznes prowadzi sprzedaż przez trzy numery, to trzy osobne tablice Kanban do sprawdzenia, a nie jeden połączony widok.
Praktycznym obejściem w planach Standard i Pro jest eksport umów: każdy numer eksportuje umowy do CSV, a eksporty łączą się w arkuszu kalkulacyjnym, aby uzyskać całkowitą wartość, którą jeden egzemplarz nie może sam wyprodukować. To ręczny krok, nie pulpit na żywo, i warto to powiedzieć wprost zamiast sugerować, że istnieje ujednolicony widok, gdy tak nie jest. Dla pojedynczego numeru lub pojedynczego sprzedawcy nic z tego nie ma znaczenia, lejek, który widzi przed sobą, już jest całym obrazem.
Nie każdy powód na prowadzenie wielu numerów przetrwa drugie spojrzenie. Jeśli rozdzielenie nastąpiło dlatego, że dwaj sprzedawcy każdy chcieli swoją linię i nikt nie pomyślał o współdzielonym dostępie, to zwykle lepiej jest umieścić obu sprzedawców na jednym numerze z wieloma lejkami (Sprzedaż i Wsparcie jako osobne tablice, na przykład) niż utrzymywać dwa numery, które muszą mieć listy etapów zsynchronizowane na zawsze. Konsolidacja całkowicie eliminuje problem dryfowania raportowania, bo jest tylko jeden lejek do sprawdzenia.
Numery warte utrzymania oddzielnie to te powiązane z czymś rzeczywistym: linia regionalna, do której klienci faktycznie lepiej odpowiadają, lub linia wsparcia, której wolumen wiadomości w innym przypadku zatopić by czaty sprzedażowe. Jeśli podział liczb mapuje się na taki biznesowy powód, utrzymuj numery i zarządzaj dryfowaniem za pomocą wspólnej listy etapów zamiast tego.
Kiedy wiele numerów pozostaje (linie regionalne, lub sprzedawcy, którzy każdy potrzebują swojej z powodów zgodności lub ze względów zewnętrznych wobec klienta), widoczność pochodzi z rutyny, nie funkcji. Pięciominutowe sprawdzenie każdego numeru raz w tygodniu, porównujące liczby etapów na każdej tablicy z listą wspólną, łapie dryfowanie zanim się skomplikuje i zanim stanie się ćwiercią błędnego raportowania.
Czy The Chat Quotient pokaże umowy z dwóch numerów WhatsApp w jednym pulpicie? Nie, nie dzisiaj. Każdy lejek CQ z numerem WhatsApp to oddzielny egzemplarz. Połączenie wartości na numerach wymaga obecnie wyeksportowania umów z każdego i dodania ich razem poza rozszerzeniem.
Czy eksport umów jest dostępny w planie bezpłatnym? Nie. Eksport umów jest funkcją planów Standard i Pro. Darmowy plan Basic obejmuje jeden lejek z pełnym widokiem Kanban i Insights dla pojedynczego numeru.
Czy rosnący zespół powinien po prostu dodać inny numer WhatsApp dla każdego nowego sprzedawcy? Zwykle nie. Umieszczenie sprzedawców na wspólnym numerze z osobnymi lejkami utrzymuje raportowanie w jednym miejscu. Odrębne numery mają więcej sensu, gdy jest rzeczywisty powód, żeby klienci dotarli do innej linii, a nie dlatego, że dołączył nowy sprzedawca.
Prowadzenie sprzedaży lub wsparcia przez kilka numerów WhatsApp nie jest błędem. Pozwolenie każdemu numerowi na dryfowanie lejka na jego własną wersję listy etapów jest. Napisz listę etapów raz, utrzymaj ją identyczną wszędzie tam, gdzie jest używana, skonsoliduj numery, które istnieją tylko ze zwyczaju, i traktuj całkowitą wartość między numerami jako zadanie export-i-dodaj-razem, dopóki narzędzie faktycznie ich dla ciebie nie scali.
Dodaj rozszerzenie Chrome i zmień sposób zarządzania rozmowami WhatsApp w swoim biznesie.
