The Tax Company, internetowa firma zajmująca się podatkami i zgodnością z GST, nie nadążała z obsługą zapytań na WhatsApp w szczytowym sezonie rozliczeń. Dzięki Agentom AI od The Chat Quotient, którzy automatycznie obsługują rutynowe pytania, dwuosobowy zespół przeszedł z około 15 czatów dziennie do 40-50, bez zwiększania zatrudnienia.
The Tax Company, z siedzibą w Bangalore, oferuje internetowe usługi podatkowe i zgodności w całych Indiach, w tym rozliczanie podatku dochodowego, rejestrację i deklaracje GST, konsultacje podatkowe, pomoc przy urzędowych zawiadomieniach oraz wsparcie w zakresie zgodności biznesowej. Większość zapytań klientów i koordynacja usług odbywa się przez stronę internetową firmy i przez WhatsApp.
Założyciel Sairab Khan wraz z jedną dodatkową osobą obsługiwali każdą rozmowę na WhatsApp samodzielnie, a zapytania napływały jednocześnie z kilku źródeł. Śledzenie, która rozmowa wciąż czeka na odpowiedź, wyłapywanie leadów wymagających follow-upu i utrzymywanie spójnych odpowiedzi między dwiema osobami było trudne do zrobienia ręcznie. Większość pytań powtarzała się w kółko: ktoś pytający o rozliczenie ITR niemal zawsze chciał znać cenę, czy się kwalifikuje, jakie dokumenty przesłać i ile czasu zajmie rozliczenie, a wpisywanie tego samego wyjaśnienia dziesiątki razy dziennie pochłaniało godziny, których zespołowi brakowało na cokolwiek innego.
Koszt ujawniał się w najbardziej pracowitych tygodniach. Zapytania, które napływały po godzinach pracy albo w natłoku wokół terminów ITR i GST, czasem zostawały bez odpowiedzi przez kilka godzin. Zanim Sairab lub jego współpracownik zdążyli do nich wrócić, część klientów zdążyła już zapisać się u innego dostawcy usług podatkowych.
"Otrzymywaliśmy zapytania z wielu źródeł, ale trudno było śledzić każdą rozmowę, rozpoznawać, które leady wymagają follow-upu, i zapewniać klientom szybkie oraz spójne odpowiedzi."
The Tax Company obsługuje wsparcie na WhatsApp za pomocą Agentów AI, Kampanii, Leadów, Szybkich Odpowiedzi, Zaplanowanych Wiadomości, Podsumowania Rozmów, Notatek i Automatycznego Tłumaczenia, a to właśnie na Agentach AI Sairab polega najbardziej.
Dość typowe zapytanie pokazuje dlaczego. Klient pisze w sprawie pilnego rozliczenia ITR, porównując już oferty od paru innych dostawców, i pyta, który formularz ITR go dotyczy, jakie dokumenty są potrzebne, jaka jest cena i jaki jest termin. Agenci AI i Szybkie Odpowiedzi odpowiadają w ciągu kilku minut, podając konkretne liczby i dokumenty dopasowane do jego sytuacji, zamiast ogólnikowego „odezwiemy się”. Sairab oznacza zapytanie jako lead, zapisuje profil dochodowy klienta i jego potrzebę rozliczeniową, a jeśli klient przestaje odpowiadać, ustawia przypomnienie, by wątek nie zaginął wśród reszty wiadomości z danego dnia. Ponieważ odpowiedź była szybka i dokładnie odpowiadała temu, o co pytał, klient przestał porównywać oferty, przesłał dokumenty i zapłacił.
Liczba obsługiwanych czatów dziennie wzrosła z około 15 do 40-50, przy wciąż tylko dwóch osobach obsługujących WhatsApp. Czas odpowiedzi spadł z kilku godzin do poniżej 5 minut, a Sairab szacuje, że zespół oszczędza teraz 8-10 godzin tygodniowo, które wcześniej szły na wpisywanie tych samych odpowiedzi.
Czaty obsługiwane dziennie
~15 40-50
Czas odpowiedzi
Kilka godzin Poniżej 5 minut
Zaoszczędzony czas tygodniowo
8-10 godzin
"Chat Quotient sprawia, że obsługa klientów na WhatsApp jest dużo bardziej zorganizowana i wydajna. Pomaga nam odpowiadać szybciej, zarządzać leadami, wykonywać follow-up na czas i unikać utraty klientów przez przeoczone wiadomości. Oszczędza kilka godzin tygodniowo i daje rozwijającej się firmie wydajność dużo większego zespołu obsługi klienta."
Dodaj rozszerzenie Chrome i zmień sposób zarządzania rozmowami WhatsApp w swoim biznesie.
