لم تعد The Tax Company، وهي خدمة إلكترونية للضرائب والامتثال لضريبة السلع والخدمات، قادرة على مواكبة استفسارات واتساب خلال موسم تقديم الإقرارات المزدحم. وبفضل وكلاء الذكاء الاصطناعي من The Chat Quotient الذين يتعاملون مع الأسئلة الروتينية تلقائيًا، انتقل فريق من شخصين من حوالي 15 محادثة يوميًا إلى 40-50 محادثة دون إضافة موظفين جدد.
تقدّم The Tax Company، ومقرها بنغالورو، خدمات إلكترونية للضرائب والامتثال في جميع أنحاء الهند، بما في ذلك تقديم إقرار ضريبة الدخل، وتسجيل وتقديم ضريبة السلع والخدمات (GST)، والاستشارات الضريبية، والمساعدة في التعامل مع الإشعارات، ودعم امتثال الشركات. تتم معظم استفسارات العملاء وتنسيق الخدمات عبر موقع الشركة الإلكتروني وواتساب.
كان المؤسس Sairab Khan وشخص آخر يتوليان بأنفسهما كل محادثة على واتساب، وكانت الاستفسارات تصل من عدة مصادر في آن واحد. كان تتبع المحادثات التي لا تزال بحاجة إلى رد، ورصد العملاء المحتملين الذين يحتاجون إلى متابعة، والحفاظ على ردود متسقة بين شخصين، أمرًا صعبًا يدويًا. كانت معظم الأسئلة نفسها تتكرر: فمن يسأل عن تقديم إقرار ITR كان يريد دائمًا تقريبًا معرفة السعر، وما إذا كان مؤهلاً، وما هي المستندات المطلوب إرسالها، والمدة التي سيستغرقها التقديم، وكانت كتابة نفس الشرح عشرات المرات يوميًا تستهلك ساعات لم يكن لدى الفريق وقتًا لأي شيء آخر بسببها.
وظهرت التكلفة خلال أكثر الأسابيع ازدحامًا. كانت الاستفسارات التي تصل بعد ساعات العمل، أو خلال ذروة الازدحام قرب مواعيد تقديم ITR وGST، تبقى أحيانًا دون رد لبضع ساعات. وبحلول الوقت الذي كان يعود فيه Sairab أو زميله للرد، كان بعض العملاء قد سجّلوا بالفعل لدى مزوّد خدمات ضريبية آخر.
"كنا نتلقى استفسارات من مصادر متعددة، لكن كان من الصعب تتبع كل محادثة، وتحديد العملاء المحتملين الذين يحتاجون إلى متابعة، وضمان حصول العملاء على ردود سريعة ومتسقة."
تدير The Tax Company دعمها على واتساب باستخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي، والحملات، والعملاء المحتملين، والردود السريعة، والرسائل المجدولة، وملخص المحادثات، والملاحظات، والترجمة التلقائية، ووكلاء الذكاء الاصطناعي هم ما يعتمد عليه Sairab أكثر من غيره.
يوضّح استفسار نموذجي إلى حد ما السبب. يكتب عميل بشأن تقديم عاجل لإقرار ITR، وهو يقارن بالفعل عروض أسعار من مزوّدَين آخرَين، ويسأل عن نموذج ITR الذي ينطبق عليه، والمستندات التي يحتاجها، والسعر، والموعد النهائي. يرد وكلاء الذكاء الاصطناعي والردود السريعة خلال دقائق، بالأرقام والمستندات المحددة لحالته بدلاً من رد عام مثل “سنعاود التواصل معك”. يضع Sairab علامة على الاستفسار كعميل محتمل، ويسجّل ملف دخل العميل ومتطلبات تقديمه، وإذا توقف العميل عن الرد، يضبط تذكيرًا حتى لا تضيع المحادثة وسط باقي رسائل اليوم. ولأن الرد كان سريعًا ويطابق تمامًا ما سأل عنه، توقف العميل عن المقارنة، وأرسل مستنداته، ودفع.
ارتفع عدد المحادثات المُعالَجة يوميًا من حوالي 15 إلى 40-50، مع استمرار تغطية واتساب بشخصين فقط. انخفض وقت الرد من بضع ساعات إلى أقل من 5 دقائق، ويقدّر Sairab أن الفريق يوفر الآن 8-10 ساعات أسبوعيًا كانت تُصرف سابقًا في كتابة الردود نفسها مرارًا.
المحادثات المُعالَجة يوميًا
~15 40-50
وقت الرد
بضع ساعات أقل من 5 دقائق
الوقت الموفَّر أسبوعيًا
8-10 ساعات
"يجعل Chat Quotient إدارة عملاء واتساب أكثر تنظيمًا وكفاءة بكثير. فهو يساعدنا على الرد بشكل أسرع، وإدارة العملاء المحتملين، والمتابعة في الوقت المناسب، وتجنب خسارة العملاء بسبب الرسائل الفائتة. إنه يوفر عدة ساعات كل أسبوع، ويمنح الأعمال المتنامية كفاءة فريق دعم عملاء أكبر بكثير."
أضف إضافة Chrome وغيّر طريقة إدارتك لمحادثات واتساب لأعمالك.
