Come creare, inviare e mandare un template WhatsApp in Zoho CRM, dal Template Submission Portal all'approvazione di Meta fino al primo invio automatizzato.
Non puoi semplicemente scrivere un messaggio e premere invio su un template WhatsApp in Zoho CRM. Ogni template passa prima dalla coda di approvazione di Meta, e i campi che compili lungo il percorso (categoria, variabili, footer, pulsanti) decidono se quell’approvazione richiede un giorno o viene rifiutata direttamente. Ecco il processo dall’apertura del Template Submission Portal fino all’invio del primo template approvato, più gli errori che fanno rimbalzare indietro i template.
Sotto tutto questo c’è una regola della WhatsApp Business Platform: una volta passate più di 24 ore dall’ultimo messaggio ricevuto da un cliente, non puoi più inviargli un messaggio libero. Tutto ciò che esce da quella finestra deve essere un template pre-approvato. Il canale WhatsApp di Zoho CRM integra la creazione e l’invio dei template direttamente nel CRM, così non devi passare al WhatsApp Manager separato di Meta per farlo, anche se il template viene comunque revisionato da Meta dall’altra parte.
Questo conta per due situazioni molto diverse: inviare una notifica automatica “il tuo ordine è stato spedito” nel momento in cui un record affare cambia stato, e mandare un sollecito “non abbiamo tue notizie” a un lead che è rimasto in silenzio da tre giorni. Nessuna delle due è possibile senza un template approvato alle spalle.
WhatsApp deve già essere collegato in Impostazioni → Canali → WhatsApp nel tuo account Zoho CRM, con la tua azienda verificata tramite Meta Business Manager. Se non hai ancora fatto questa parte, la nostra guida completa all’integrazione WhatsApp CRM di Zoho copre il collegamento del canale da zero. Tutto quello che segue presuppone che quel collegamento esista già.
Da Zoho CRM, vai alle impostazioni WhatsApp e apri il Template Submission Portal. È la schermata che Zoho ha costruito appositamente per creare e inviare template senza uscire dal CRM; comunica con il WhatsApp Manager di Meta dietro le quinte, quindi un template che costruisci qui è lo stesso che compare in revisione dal lato di Meta.
Clicca su Crea Template (oppure + Nuovo Template, a seconda della tua edizione Zoho) per iniziarne uno nuovo.
Dai al template un nome usando solo lettere minuscole, numeri e underscore; sia Zoho sia Meta rifiutano spazi o caratteri speciali qui. Scegli la lingua in cui i tuoi clienti lo leggeranno davvero.
Poi scegli una categoria, ed è questa la scelta che decide quanto sarà rigorosa la revisione:
Utilità copre messaggi transazionali, legati all’account, che un cliente si aspetta perché ha già fatto qualcosa: conferme d’ordine, promemoria di appuntamenti, aggiornamenti di spedizione. È la categoria più facile da far approvare ed è quella sotto cui rientra la maggior parte delle notifiche CRM.
Marketing copre tutto ciò che è promozionale o mirato al re-engagement: un codice sconto, un sollecito “guarda le nostre nuove disponibilità”, un messaggio di recupero per un lead freddo. I template Marketing vengono revisionati in modo più rigoroso e sono la categoria in cui Meta sposta automaticamente un template se decide che il contenuto sembra promozionale, indipendentemente da cosa avevi selezionato. Da aprile 2025, un template che invii come Utilità ma che Meta giudica promozionale viene approvato come Marketing invece che rifiutato direttamente, quindi non dare per scontato che etichettare qualcosa come “Utilità” garantisca che rimanga tale.
Autenticazione è la più ristretta di tutte, costruita specificamente per codici monouso e verifica di accesso, con un formato rigido che Meta fa rispettare con attenzione. La maggior parte dei casi d’uso CRM non avrà bisogno di questa categoria.
Scegliere deliberatamente la categoria sbagliata per aggirare la revisione marketing è il modo più veloce in assoluto per far rifiutare o ricategorizzare un template. Scegli quella che corrisponde onestamente a cosa fa il messaggio.
Il corpo è l’unica parte obbligatoria, e si ferma a un massimo di 1.024 caratteri. Tutto il resto è opzionale ma influisce su come il messaggio appare davvero nella chat di un cliente.
Intestazione è una singola riga sopra al corpo: testo semplice, oppure un’immagine, un video o un documento se vuoi che il template si apra con un contenuto multimediale invece che con parole. Corpo è il testo principale del messaggio, ed è qui che vanno le variabili se vuoi che il template inserisca un nome, un numero d’ordine o una data al momento dell’invio. Zoho segue il formato di segnaposto numerati di Meta, quindi scriveresti qualcosa come “Ciao {{1}}, il tuo ordine #{{2}} è stato spedito” e mapperesti {{1}} e {{2}} su campi del CRM (per esempio Nome Contatto e Nome Affare) al momento dell’invio effettivo. Footer è una breve riga di testo fisso sotto il corpo, usata comunemente per qualcosa come il nome dell’azienda o una dicitura di una riga, e non può contenere variabili. Pulsanti ti permettono di aggiungere un link di call-to-action, un numero di telefono, o fino a qualche opzione di risposta rapida che un cliente può toccare invece di digitare una risposta.
Tieni il numero di variabili ragionevole. Un template zeppo di cinque o sei segnaposto e quasi nessun testo fisso viene letto dal sistema di revisione di Meta come un tentativo di travestire un invio marketing generico da qualcosa di personalizzato, ed è di per sé un motivo comune di rifiuto.
Una volta che il template sembra corretto nel riquadro di anteprima, invialo. Da qui esce dalle mani di Zoho ed entra nella coda di revisione di Meta; non è Zoho ad approvarlo o rifiutarlo, è solo l’interfaccia che hai usato per costruirlo e inviarlo.
Tornando nel Template Submission Portal, ogni template si trova in uno di tre stati. In attesa significa che è ancora nella coda di Meta; questo di solito si risolve entro un giorno, a volte più in fretta, a volte più lentamente a seconda di quanto è intasata la revisione. Approvato significa che è pronto per essere usato ovunque nel CRM. Rifiutato significa che Meta non l’ha approvato così come è stato inviato, e Zoho mostra il template in questo stato invece di eliminarlo semplicemente, così puoi modificarlo e reinviarlo invece di ripartire da un template vuoto.
Se un template torna rifiutato, la correzione più veloce di solito è allentare o rimuovere qualunque cosa lo abbia fatto sembrare spam generico: troppe variabili, un’intestazione che non corrisponde allo scopo reale del corpo, o una formulazione che pende verso il promozionale sotto una categoria Utilità. Riscrivi e reinvia invece di provare a fare ricorso su un rifiuto specifico, dato che un reinvio diretto è di solito più veloce.
Una volta che un template mostra lo stato Approvato, puoi inviarlo in due modi. Da un record Contatto, Lead o Affare, apri il pannello WhatsApp, scegli il template dall’elenco, compila eventuali variabili per quel record specifico e invia. Per qualsiasi cosa automatizzata, vai su Automazione → Workflow (oppure Blueprint, o CommandCenter, a seconda di cosa stai costruendo), aggiungi un’azione Notifica WhatsApp e seleziona lì il template approvato; il trigger che imposti, un cambio di stato, un nuovo lead, un promemoria programmato, fa scattare il template automaticamente riempiendo le variabili con i valori dei campi del record stesso.
Solo i template approvati compaiono come selezionabili in entrambi i casi. Un template in attesa o rifiutato semplicemente non apparirà come opzione finché Meta non lo sblocca.
Pochi schemi spiegano la maggior parte dei rifiuti. Contenuto marketing inviato sotto Utilità per aggirare la revisione più rigorosa, come già visto sopra. Variabili posizionate proprio all’inizio del corpo senza altro testo intorno, che viene letto come un messaggio fatto solo di segnaposto piuttosto che uno vero. Numerazione delle variabili spezzata o incoerente, come usare {{1}} e {{3}} senza un {{2}}. E nomi o contenuti del template in una lingua che non corrisponde alla lingua selezionata per il template. Nessuno di questi richiede molto tempo per essere corretto una volta che sai cosa cercare; semplicemente non sono ovvi la prima volta.
Tutto quanto sopra succede perché il canale WhatsApp di Zoho gira sulla WhatsApp Business Platform ufficiale, dove la regola dei template di Meta si applica a ogni messaggio inviato fuori da quella finestra di 24 ore. Non è un limite di Zoho, è come funziona la Business Platform per qualsiasi CRM collegato ad essa.
The Chat Quotient prende una strada completamente diversa. È un CRM WhatsApp indipendente costruito come estensione Chrome che gira direttamente dentro WhatsApp Web, sul numero che usi già ogni giorno. Non è un’integrazione, un plugin o un componente aggiuntivo di Zoho, e non invia messaggi attraverso Zoho CRM né si sincronizza con esso in alcun modo. Poiché non si collega attraverso la Business Platform, non c’è una categoria di template da scegliere, nessuna coda di revisione di Meta in cui restare, e nessun ciclo di template rifiutati da risolvere. Il suo strumento Campagne invia messaggi basati su template a una lista di contatti costruita da un caricamento CSV, un’Etichetta WhatsApp, un gruppo, o una lista incollata, distanziati con intervalli randomizzati e un limite di invio giornaliero invece che vincolati a un’approvazione, con i contatti che hanno rinunciato esclusi automaticamente dagli invii futuri.
È uno scambio reale, non uno strettamente migliore. La strada di Zoho ti dà la Business Platform ufficiale, idonea al segno di spunta verde, e la consegna attraverso l’infrastruttura di Meta stessa, insieme al processo di revisione che la accompagna. The Chat Quotient salta il processo di revisione perché non passa affatto attraverso quell’infrastruttura, il che si adatta a un team che trova la coda dei template di Meta più lenta dell’invio effettivo che sta cercando di fare. Per il confronto più completo tra i due percorsi, costo incluso, guarda la nostra guida completa all’integrazione WhatsApp CRM di Zoho.
Quanto tempo richiede l’approvazione di un template WhatsApp in Zoho CRM? La maggior parte dei template passa la revisione di Meta entro un giorno. Può essere più veloce, e può richiedere più tempo se la coda di revisione di Meta è intasata o se il template ha bisogno di un secondo controllo dopo un rifiuto.
Perché il mio template WhatsApp è stato rifiutato in Zoho CRM? I motivi più comuni sono contenuto marketing inviato sotto la categoria Utilità, troppe variabili con troppo poco testo intorno, numerazione delle variabili incoerente, o contenuto che non corrisponde alla lingua selezionata. Zoho mantiene modificabili i template rifiutati così puoi correggere il problema e reinviare invece di ripartire da zero.
Posso inviare un template WhatsApp in Zoho CRM senza che sia approvato? No. Solo i template con stato Approvato compaiono come opzioni selezionabili quando invii da un record o imposti un’azione di Workflow. I template in attesa e rifiutati non sono utilizzabili.
Posso modificare in seguito un template WhatsApp approvato? Modificare un template approvato normalmente lo rimanda in revisione come nuova versione, dato che Meta ricontrolla qualsiasi modifica al contenuto. Non è una modifica istantanea come aggiornare un campo del CRM.
The Chat Quotient invia template WhatsApp attraverso Zoho CRM? No. The Chat Quotient è un CRM WhatsApp indipendente che gira su WhatsApp Web stesso. Non invia messaggi attraverso Zoho, non si sincronizza con esso, né richiede il processo di approvazione dei template di Meta; il suo strumento Campagne invia messaggi basati su template attraverso un meccanismo proprio.
Inviare un template WhatsApp in Zoho CRM si riduce a sei passaggi: collegare il canale, aprire il Template Submission Portal, scegliere una categoria onestamente, costruire intestazione e corpo entro il limite di 1.024 caratteri, inviare, e aspettare l’approvazione di Meta prima che sia utilizzabile. La scelta della categoria e il numero di variabili sono le cause a cui risale la maggior parte dei rifiuti, quindi farle bene la prima volta risparmia un ciclo di reinvio. Per i team che preferirebbero saltare del tutto la coda di approvazione, è esattamente questo il vuoto che uno strumento indipendente come The Chat Quotient è costruito per colmare.
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