複数のWhatsApp番号を使ってセールスやサポートを行うと、CRMのレポーティングはすぐに破たんします。複数のWhatsApp番号をCRMで管理し、クリーンなパイプラインビューを失わないようにする方法を説明します。
事業計画の段階で、3つのWhatsApp番号を使うことを想定している企業はまずいません。1つずつ増えていくものです。サポート番号を追加するのはセールスチャットにサポート対応が埋もれてしまったから、2番目の営業担当者が自分の電話で独自のリードを担当し始めたから、地域オフィスが地元の番号に返信が良い地域のお客様対応のために地元の番号を取得したから。これらはどれも個別に見れば不合理ではありません。問題は後になって、「現在提案段階に何件の案件があるか」という単純な質問に対して「どの番号で確認するかによって異なります」という正直な答えが返ってくる時に顕在化します。
通常、その理由は2つに分かれており、それぞれ異なる対策が必要です。1つは構造的な理由です。セールスとサポートは異なる会話であり緊急度も異なるので、別々の番号に分割することで、サポートのバックログがホットなリードを埋もれさせるのを防ぎます。もう1つは単純な成長です。2番目または3番目の営業担当者が加わり、それぞれが自分の電話と自分の番号を持つようになります。最初から共有アクセスをセットアップしていないからです。地域の電話番号は3つ目のケース(より一般的でない)で、通常はチーム規模ではなく地域の返信率に左右されます。
複数のWhatsApp番号をCRMで管理することが難しくなるのは、各番号のパイプラインがわずかに異なるストーリーを語り始めるときだけです。1人の営業担当者はステージを「フォローアップ」と呼び、別の営業担当者は同じ進行段階を「育成中」と呼びます。マネージャーが両者のパイプライン価値を合計しようとするころには、ステージが同じ意味ではないため数字が一致しません。これが実際のレポーティングを壊すのであって、WhatsAppの番線の数そのものではないのです。
ステージリストは1回だけ、単一の番号のCRMの外のどこかに書き出してください。新規リード、連絡済み、興味あり、見積もり送付、成約など、実際のセールスプロセスに合ったもの。その正確なリストを、その正確な順序で、関連するすべてのWhatsApp番号のパイプラインに適用してください。ステージを本当に変更する必要がある場合(たとえば成約の前に「交渉」ステップを追加するなど)、最初にそのニーズに気付いた番号だけでなく、同じ週にすべてで変更してください。番号間でステージごとにズレが生じるパイプラインは、「パイプラインの状況はどうか」が1つの答えになるのを止める最大の理由です。
どの番号が扱うにせよ、パイプライン設定がステージ名、順序、成約確度のすべてが置かれている場所なので、1つの番号のボードが同意されたリストと一致しているかどうかを確認するのは、3クリックで完結する同じパスです。
The Chat QuotientはWhatsApp Webにログインしているブラウザセッションに装着されたChrome拡張機能として動作するため、各WhatsApp番号は独自のパイプライン、独自の案件、独自のInsightsビューを持ちます。現在のところ、2つ以上の番号にまたがる案件数またはパイプライン価値を自動的にマージする単一ダッシュボードはありません。企業が3つの番号でセールスを行う場合、それは確認する複合ビューではなく3つの別々のKanbanボードであり、単一インスタンスが自動的に生成できない複合ビューではありません。
Standard プランとProプランの実用的な対策は案件エクスポートです。各番号の案件はCSVにエクスポートでき、それらのエクスポートはスプレッドシートに統合され、単一インスタンスが自動的に生成できない番号間の合計が得られます。これはライブダッシュボードではなく手動ステップであり、実在しないマージされたビューを暗黙的に示唆するのではなく、明確に述べる価値があります。単一番号または単一営業担当者の場合、これのどれもが重要ではなく、その人の前にある1つのパイプラインがすでに全体像です。
複数の番号を実行する理由のすべてが再検討に耐えるわけではありません。分割が2人の営業担当者がそれぞれ独自の番号を求め、誰も共有アクセスについて考えなかったために発生した場合、通常はこれは複数の番号を永遠に同期させ続けるよりも、複数のパイプラインで両方の営業担当者を1つの番号に配置する方法で解決されます(たとえば、セールスとサポートを別のボードとして)。統合することでレポーティング・ドリフトの問題全体が排除されます。チェックするパイプラインは1つだけだからです。
保つ価値のある番号は実際のものに結びついている番号です。地域の番号にお客様が実際により良く応答し、またはサポート番号はそのメッセージボリュームがセールス会話を埋もれさせてしまいます。番号の分割がそのようなビジネス上の理由にマップされている場合、番号を保ち、共有ステージリストでドリフトを管理します。
複数の番号が残っている場合(地域の番号、またはコンプライアンスまたはお客様対応の理由でそれぞれ独自の番号が必要な営業担当者)、可視性は機能ではなくルーティンから来ます。番号ごとに週1回の5分間のチェック、各ボードのステージカウントと共有リストの比較は、ドリフトが複合的になる前にそれをキャッチします。
The Chat Quotientは2つのWhatsApp番号からの案件を1つのダッシュボードに表示できますか? いいえ。現在のところできません。各WhatsApp番号のCQパイプラインは別個のインスタンスです。現在、番号にまたがる合計の統合は、各番号から案件をエクスポートし、拡張機能の外で合計を追加することを意味しています。
取引のエクスポートは無料プランで利用できますか? いいえ。取引エクスポートはStandardおよびProプランの機能です。無料のBasicプランには、単一番号の1つの完全なKanbanとInsightsビューが含まれます。
成長するチームは、新しい営業担当者ごとに別のWhatsApp番号を追加すべきですか? 通常はそうではありません。営業担当者を複数のパイプラインを備えた共有番号に配置すると、レポーティングを1か所に保ちます。別の番号は、新しい営業担当者が参加したという理由ではなく、お客様が異なる番号に到達する必要がある実際の理由がある場合に意味があります。
複数のWhatsApp番号でセールスまたはサポートを実行することは間違いではありません。各番号のパイプラインをステージリストの独自バージョンにドリフトさせることが間違いです。ステージリストを1回だけ書き、使用されているすべての場所で同じに保ち、習慣でしか存在しない番号を統合し、ツール実際にそれらをマージするまで、番号間の合計をエクスポート・アンド・アップ・タスクとして扱います。
Chrome拡張機能を追加して、ビジネスのWhatsApp会話管理の方法を変革しましょう。
