The Chat Quotientでインストールから最初の案件のドラッグまで、約10分で完了するステップバイステップのWhatsApp CRMチュートリアルです。
ほとんどのWhatsApp CRMチュートリアルは、すでにBusiness APIアカウントに登録し、BSPを見つけ、Metaの番号承認を数日待ったことを前提にしています。このチュートリアルは違います。すでに使っているWhatsApp Webの上で動作するChrome拡張機能、The Chat Quotientでパイプラインを設定する手順を説明するだけなので、途中でAPI申請は一切登場しません。
気になるならタイマーをセットしてみてください。インストールから最初の案件をドラッグするまで約10分で終わり、そのほとんどはパイプラインのステージ名を何にするか考える時間です。
必要なものは3つだけです。Google Chrome、WhatsApp WebにログインできるWhatsAppアカウント、そしてCQアカウント用のメールアドレス(これはWhatsAppのログインとは別物で、パソコンを買い替えたときにデータを同期させるためのものです)。
WhatsApp Business APIの番号もMeta Businessの認証もクレジットカードも必要ありません。このチュートリアルの内容はすべて無料のBasicプランでカバーされています。
Chrome ウェブストアのページにアクセスし、Chromeに追加をクリックします。インストールが完了したらweb.whatsapp.comを開き、いつも通りスマートフォンでQRコードをスキャンしてログインします。
CQアカウントの作成またはログインを求めるポップアップが表示されるので、アカウントを作成をクリックします。ここでメールアドレスが必要なのは、主にアカウントを復旧したり、後で新しい電話番号に切り替えたりする際に、パイプラインのデータを失わないようにするためです。
これでWhatsApp Webの右端に細いサイドバーが表示されます。チャット画面を覆うのではなく横に並ぶ形なので、普段のWhatsAppのレイアウトは何も変わりません。
拡張機能を初めてインストールすると、デフォルトのパイプラインが自動的に作成されるので、ゼロから作る必要はありません。CQサイドバーのDealアイコンをクリックします。これで案件パネルが**Deals(Kanban)**タブで開きます。これは各列がステージになったボードで、まだ案件を追加していないので最初は空の状態です。
デフォルトのステージ名(通常はNew Deal、Qualified、Proposal、Closed Wonのようなもの)がすでに自分のセールスプロセスの考え方に合っているなら、ステップ4に飛んで案件の追加を始めて構いません。ただ、ほとんどの人は少なくとも1つのステージ名を変更するので、次のステップではその方法を説明します。
CQサイドバー下部の設定の歯車アイコンをクリックし、パイプライン設定を開きます。現在のステージが一覧表示されたデフォルトのパイプラインが表示されます。ここでステージの名前を変更したり、不要なものを削除したり、新しいステージを追加したり、ドラッグして順番を入れ替えたりできます。
ほとんどの中小企業にとって基本的なセールスパイプラインは、次のようなものになります。
これに合わせる必要はありません。採用担当者ならApplied、Screening、Interview、Offerを使うかもしれませんし、サポートチームならTicket Opened、In Progress、Resolvedを使うかもしれません。ステージ名は会話が今どこにあるかを示すラベルにすぎないので、他の誰かをそのまま真似るのではなく、自分の実際のプロセスを表す名前を選んでください。
パイプライン設定を開いたついでに、各ステージには成約確率の項目(0〜100%)もあることに気づくはずです。パイプラインを使うために必須ではありませんが、入力しておくと、後でInsightsタブに表示される予測金額の計算に使われます。ファネルの入り口に近いステージなら10%程度、成約は100%といった具合です。後で設定したい場合はデフォルトのままにしておいても構いません。
ステージの内容が問題なければ保存をクリックします。
WhatsApp Webに戻り、実際のリードや顧客とのチャットを開くか、テスト用に任意のチャットを使います。サイドバーのDealアイコンを再びクリックし、このチャットから新しい案件を作成をクリックします。
連絡先の名前と電話番号がチャットからすでに入力された状態でフォームが開きます。その下では、CQのAIが会話を読み取り、それまでのやり取りをもとに案件名、想定金額、案件のソースを自動で下書きします。メッセージがまだ何もないチャットを開いたばかりの場合、これらの項目のいくつかは空欄のまま返ってくるので、自分で入力してください。
各項目を確認し、おかしいところがあれば修正して、案件を作成をクリックします。カードはデフォルトのままにしておいたステージ、通常は最初のステージに表示されます。
Deals(Kanban)タブに戻ります。先ほど作成したカードがステージの列に表示されており、ステージのヘッダーにはその列に含まれる案件の合計金額が表示されています。会話が進んだら、カードをクリックしてドラッグし、次のステージに移動させます。カードをドロップした瞬間に移動が保存されるので、別途保存ボタンを押す必要はありません。
カードをドラッグする代わりにクリックすると、Kanbanビューから離れることなく右側に案件詳細パネルが開きます。ここにはメモ、期限付きタスク、そして(有料プランでは)案件へのすべての変更履歴がまとめられています。最初の案件については、1つ隣のステージにドラッグしてみるだけで、パイプラインが一通りきちんと機能していることを確認できます。
インストール、アカウント作成、パイプラインのステージ設定、最初の案件作成、最初のステージ移動。ここまで来れば、パイプラインとステージはすでに設定済みなので、次の案件を追加するのは1分もかかりません。このチュートリアルの時間のほとんどは、最初の一回限りのセットアップに使われています。
AI返信ボタンを試してみる。 オンにする設定は特にありません。WhatsAppのメッセージ入力欄にAI返信というボタンがそのまま表示されています。案件かどうかにかかわらず、どのチャットでも、ゼロから文章を打つ代わりに文脈を踏まえた返信の下書きが欲しいときにクリックしてください。同じ無料プランの一部として使えます。
日常的に使い始める前に、もう1〜2件連絡先を設定してみる。 テスト用の案件を1件作っただけで終わらせず、実際の会話を2〜3件案件として追加してみると、本番のリードでパイプラインに頼るようになる前に、ステージ名が実際に合っているかどうかをより正確に判断できます。
プロセスが1つのパイプラインに収まらない場合は、もう一度パイプライン設定を確認する。 セールスとサポートはステージの異なる別々のワークフローであり、CQはすべてを1つのボードに詰め込むのではなく、複数のパイプラインを並行して運用することをサポートしています。
このチュートリアルを進めるのにWhatsApp Businessアカウントは必要ですか? いいえ。WhatsApp Webにログインした通常の個人用WhatsAppアカウントでも、CQのパイプラインを設定する上でWhatsApp Businessアカウントと同じように機能します。
CQアカウントはWhatsAppのログインと同じものですか? いいえ、別物です。WhatsAppのログインはMeta側にとどまります。CQアカウント(一度作成するメールアドレスとパスワード)は、パイプライン、案件、メモを保存する場所であり、別のパソコンからWhatsApp Webにログインしてもそのデータが引き継がれるようにするためのものです。
すでに案件を追加した後でも、パイプラインのステージを変更できますか? はい。ステージ名を変更しても、そこにある案件が移動したり削除されたりすることはなく、単に新しいステージ名が付くだけです。案件がまだ残っているステージを削除しようとすると、先にそれらの案件を別の場所に移すよう求められます。
チュートリアルを途中で閉じてしまったらどうなりますか? 何も失われません。拡張機能とCQアカウントはインストールされてログインした状態のままなので、後でステップ3やステップ4から再開しても、一気に最後まで終わらせた場合と全く同じように進められます。
このパイプラインの設定に費用はかかりますか? いいえ。拡張機能、CQアカウント、パイプラインのステージ設定、案件の作成など、このチュートリアルの内容はすべて、クレジットカード不要の無料Basicプランで利用できます。後でアップグレードが必要になるかどうかを判断する前に、無料プランに実際に含まれる内容を確認しておく価値があります。
WhatsApp CRMのチュートリアルは、API申請から始まってMetaの番号承認を1週間待って終わる必要はありません。The Chat Quotientのような拡張機能ベースのツールなら、インストールから最初の案件をパイプラインのステージ間でドラッグするまでの一連の流れは10分に収まり、そのほとんどは誰かの承認を待つ時間ではなく、ステージ名を考える時間です。
Chrome拡張機能を追加して、ビジネスのWhatsApp会話管理の方法を変革しましょう。
