Een stap-voor-stap WhatsApp CRM tutorial voor het opzetten van je eerste salespipeline in The Chat Quotient, van installatie tot je eerste versleepte deal, in ongeveer 10 minuten.
De meeste WhatsApp CRM tutorials gaan ervan uit dat je je al hebt aangemeld voor een Business API-account, een BSP hebt gevonden en een paar dagen hebt gewacht tot Meta je nummer goedkeurt. Deze niet. Hij laat zien hoe je een pipeline opzet in The Chat Quotient, een Chrome-extensie die bovenop de WhatsApp Web draait die je al gebruikt, zodat er nergens in het proces een API-aanvraag nodig is.
Zet gerust een timer. Van installatie tot je eerste versleepte deal duurt ongeveer 10 minuten, waarvan het meeste opgaat aan het bedenken van namen voor je pipelinefases.
Je hebt drie dingen nodig: Google Chrome, een WhatsApp-account waarmee je kunt inloggen op WhatsApp Web, en een e-mailadres voor je CQ-account (dit is los van je WhatsApp-login en zorgt ervoor dat je data synchroniseert als je ooit van computer wisselt).
Je hebt geen WhatsApp Business API-nummer nodig, geen Meta Business-verificatie en geen creditcard. Het gratis Basic-plan dekt alles in deze tutorial.
Ga naar de Chrome Web Store-pagina en klik op Toevoegen aan Chrome. Zodra de extensie is geïnstalleerd, open je web.whatsapp.com en log je in zoals je normaal doet, door de QR-code met je telefoon te scannen.
Er verschijnt een melding die je vraagt een CQ-account aan te maken of in te loggen. Klik op Account Aanmaken. Een e-mailadres is hier verplicht, vooral zodat je het account later kunt herstellen of naar een nieuw telefoonnummer kunt overstappen zonder je pipelinedata te verliezen.
Je ziet nu een smalle zijbalk aan de rechterkant van WhatsApp Web. Deze staat naast je chats in plaats van erover heen, zodat er niets verandert aan je normale WhatsApp-indeling.
Bij de eerste installatie van de extensie wordt automatisch een standaardpipeline aangemaakt, dus je hoeft niets vanaf nul op te bouwen. Klik op het Deal-icoon in de CQ-zijbalk. Dit opent het Deals-paneel op het tabblad Deals (Kanban), een bord met kolommen, elk een fase, die nog leeg zijn omdat je nog geen deals hebt toegevoegd.
Als de standaardnamen van de fases (meestal iets als Nieuwe Deal, Gekwalificeerd, Voorstel, Gesloten Gewonnen) al aansluiten bij hoe jij over je salesproces denkt, kun je direct doorgaan naar Stap 4 en beginnen met het toevoegen van deals. De meeste mensen hernoemen minstens één fase, dus de volgende stap laat zien hoe.
Klik op het tandwiel-icoon Instellingen onderaan de CQ-zijbalk en open vervolgens Pipeline-instellingen. Je ziet je standaardpipeline met de huidige fases erin. Van hieruit kun je een fase hernoemen, een fase die je niet nodig hebt verwijderen, een nieuwe toevoegen, of fases in een andere volgorde slepen.
Een basale salespipeline voor de meeste kleine bedrijven ziet er ongeveer zo uit:
Die van jou hoeft hier niet mee overeen te komen. Een recruiter gebruikt misschien Gesolliciteerd, Screening, Interview, Aanbod. Een supportteam gebruikt misschien Ticket Geopend, In Behandeling, Opgelost. De fasenamen zijn slechts labels voor waar een gesprek zich op dat moment bevindt, dus kies namen die je eigen proces beschrijven in plaats van dat van iemand anders over te nemen.
Terwijl je in Pipeline-instellingen bent: elke fase heeft ook een veld Winkans (0 tot 100%). Dit is niet verplicht om de pipeline te gebruiken, maar als je het invult, is dit wat later het Verwachte Waarde-cijfer in het tabblad Insights aandrijft, dus een fase vroeg in je funnel krijgt bijvoorbeeld 10%, en Gesloten Gewonnen krijgt 100%. Je kunt de standaardwaarden laten staan als je dit liever later instelt.
Klik op Opslaan zodra je fases er goed uitzien.
Ga terug naar WhatsApp Web en open een chat met een echte lead of klant, of gebruik een willekeurige chat als test. Klik opnieuw op het Deal-icoon in de zijbalk en klik vervolgens om een nieuwe deal vanuit deze chat aan te maken.
Er opent een formulier waarin de naam en het nummer van het contact al zijn ingevuld op basis van de chat. Daaronder leest de AI van CQ het gesprek en stelt een dealnaam, een geschatte waarde en een bron voor, gebaseerd op wat er tot nu toe in de chat is gezegd. Als je net een chat zonder berichten hebt geopend, blijven sommige velden leeg en vul je die zelf in.
Controleer de velden, pas aan wat niet klopt, en klik op Deal Aanmaken. De kaart verschijnt nu in de fase die je als standaard hebt laten staan, meestal de eerste.
Ga terug naar het tabblad Deals (Kanban). Je ziet de kaart die je net hebt aangemaakt in zijn fasekolom staan, met in de koptekst de totale waarde van alles in die kolom. Klik en sleep de kaart naar de volgende fase naarmate het gesprek vordert. De verplaatsing wordt direct opgeslagen zodra je loslaat, zonder aparte opslaanknop.
Klik op de kaart zelf in plaats van te slepen, en het Deal-detailpaneel opent rechts, zonder dat je de Kanban-weergave verlaat. Hier vind je notities, taken met deadlines en (op betaalde plannen) een volledige geschiedenis van elke wijziging aan de deal. Voor een eerste deal is het één fase opschuiven genoeg om te bevestigen dat de pipeline end-to-end werkt.
Installatie, account, pipelinefases, eerste deal, eerste faseverplaatsing. Vanaf hier kost het toevoegen van de volgende deal minder dan een minuut, omdat de pipeline en de fases al staan, het meeste van de tijd in deze tutorial gaat naar de eenmalige setup.
Probeer de AI Antwoord-knop. Er is geen instelling die je moet aanzetten, het is een AI Antwoord-knop die direct in het WhatsApp-berichtenvak zit. Klik erop wanneer je een contextbewuste conceptreactie wilt in plaats van er zelf een vanaf nul te typen, op elke chat, deal of niet. Dit hoort bij hetzelfde gratis plan.
Stel een tweede of derde contact in voordat je er dagelijks op vertrouwt. Door twee of drie echte gesprekken als deals toe te voegen, in plaats van alleen die ene testdeal, krijg je een beter gevoel of je fasenamen daadwerkelijk passen voordat je voor echte leads op de pipeline leunt.
Kijk opnieuw naar Pipeline-instellingen als je proces niet in één pipeline past. Sales en support zijn verschillende workflows met verschillende fases, en CQ ondersteunt meerdere pipelines die naast elkaar draaien in plaats van alles in één bord te forceren.
Heb ik een WhatsApp Business-account nodig voor deze tutorial? Nee. Een gewoon persoonlijk WhatsApp-account dat is ingelogd op WhatsApp Web werkt op dezelfde manier als een WhatsApp Business-account voor het opzetten van een CQ-pipeline.
Is het CQ-account hetzelfde als mijn WhatsApp-login? Nee, die zijn gescheiden. Je WhatsApp-login blijft bij Meta. Het CQ-account (e-mail en wachtwoord, eenmalig aangemaakt) is wat je pipeline, deals en notities opslaat, en zorgt ervoor dat die data met je meegaat als je op een andere computer inlogt op WhatsApp Web.
Kan ik mijn pipelinefases wijzigen nadat ik al deals heb toegevoegd? Ja. Het hernoemen van een fase verplaatst of verwijdert de deals die erin staan niet, ze krijgen alleen de nieuwe fasenaam. Als je een fase verwijdert waar nog deals in staan, wordt je gevraagd die deals eerst ergens anders naartoe te verplaatsen.
Wat gebeurt er als ik de tutorial halverwege sluit? Er gaat niets verloren. De extensie en je CQ-account blijven geïnstalleerd en ingelogd, dus later verdergaan bij Stap 3 of Stap 4 werkt precies hetzelfde als alles in één keer afmaken.
Kost het opzetten van deze pipeline iets? Nee. Alles in deze tutorial, de extensie, het CQ-account, pipelinefases en het aanmaken van deals, is beschikbaar op het gratis Basic-plan, zonder dat er een creditcard nodig is. Wat het gratis plan daadwerkelijk bevat is de moeite waard om te bekijken voordat je beslist of je later moet upgraden.
Een WhatsApp CRM tutorial hoeft niet te beginnen met een API-aanvraag en een week later te eindigen zodra Meta je nummer goedkeurt. Met een op een extensie gebaseerde tool zoals The Chat Quotient past het hele traject van installeren tot het slepen van je eerste deal naar een volgende fase binnen 10 minuten, waarvan het meeste opgaat aan het bedenken van fasenamen in plaats van wachten op iemands goedkeuring.
Voeg de Chrome-extensie toe en transformeer hoe je WhatsApp-gesprekken beheert voor je bedrijf.
