Un tutorial de CRM de WhatsApp paso a paso para configurar tu primer pipeline de ventas en The Chat Quotient, desde la instalación hasta tu primer trato arrastrado, en unos 10 minutos.
La mayoría de los tutoriales de CRM de WhatsApp asumen que ya te registraste para una cuenta de API de Business, encontraste un BSP y esperaste varios días a que Meta apruebe tu número. Este no. Te muestra paso a paso cómo configurar un pipeline en The Chat Quotient, una extensión de Chrome que funciona sobre el WhatsApp Web que ya usas, así que no hay ninguna solicitud de API en todo el proceso.
Pon un cronómetro si quieres. De la instalación al primer trato arrastrado toma unos 10 minutos, la mayor parte del tiempo se va en decidir cómo nombrar las etapas de tu pipeline.
Necesitas tres cosas: Google Chrome, una cuenta de WhatsApp con la que puedas iniciar sesión en WhatsApp Web, y una dirección de correo electrónico para la cuenta de CQ (esta es independiente de tu inicio de sesión de WhatsApp y es lo que sincroniza tus datos si alguna vez cambias de computadora).
No necesitas un número de la API de WhatsApp Business, una verificación de Meta Business, ni una tarjeta de crédito. El plan gratuito Basic cubre todo lo que se muestra en este tutorial.
Ve al listado de la Chrome Web Store y haz clic en Agregar a Chrome. Una vez instalada, abre web.whatsapp.com e inicia sesión como siempre lo haces, escaneando el código QR con tu teléfono.
Aparecerá un aviso pidiéndote crear una cuenta de CQ o iniciar sesión. Haz clic en Crear Cuenta. El correo electrónico es obligatorio aquí, principalmente para que puedas recuperar la cuenta o pasar a un nuevo número de teléfono más adelante sin perder los datos de tu pipeline.
Ahora verás una barra lateral delgada pegada al borde derecho de WhatsApp Web. Se ubica junto a tus chats en lugar de taparlos, así que nada de tu diseño habitual de WhatsApp cambia.
Se crea un pipeline predeterminado automáticamente la primera vez que instalas la extensión, así que no hay nada que construir desde cero. Haz clic en el icono de Trato en la barra lateral de CQ. Esto abre el panel de Tratos en la pestaña Tratos (Kanban), que es un tablero de columnas, cada una una etapa, que empieza vacío porque todavía no has agregado ningún trato.
Si los nombres de etapa predeterminados (por lo general algo como Nuevo Trato, Calificado, Propuesta, Cerrado Ganado) ya coinciden con cómo piensas tu proceso de ventas, puedes saltar directo al Paso 4 y empezar a agregar tratos. La mayoría de las personas renombra al menos una etapa, así que el siguiente paso explica cómo.
Haz clic en el icono de engranaje de Configuración en la parte inferior de la barra lateral de CQ, luego abre Configuración de Pipeline. Verás tu pipeline predeterminado con sus etapas actuales listadas. Desde aquí puedes renombrar una etapa, eliminar una que no necesites, agregar una nueva, o arrastrar las etapas para cambiar su orden.
Un pipeline de ventas básico para la mayoría de las pequeñas empresas se ve más o menos así:
El tuyo no tiene que ser igual. Un reclutador podría usar Postulado, Preselección, Entrevista, Oferta. Un equipo de soporte podría usar Ticket Abierto, En Progreso, Resuelto. Los nombres de etapa son solo etiquetas para dónde se encuentra actualmente una conversación, así que elige los que describan tu proceso real en lugar de copiar el de alguien más.
Mientras estás en Configuración de Pipeline, cada etapa también tiene un campo de Probabilidad de Cierre (0 a 100%). No es obligatorio para usar el pipeline, pero si lo completas, es lo que alimenta el número de Valor Proyectado más adelante en la pestaña de Insights, así que una etapa cerca del inicio de tu embudo podría tener 10%, y Cerrado Ganado tendría 100%. Puedes dejar los valores predeterminados si prefieres configurarlo después.
Haz clic en Guardar cuando tus etapas se vean bien.
Vuelve a WhatsApp Web y abre un chat con un lead o cliente real, o usa cualquier chat para hacer una prueba. Haz clic de nuevo en el icono de Trato en la barra lateral, luego haz clic para crear un nuevo trato desde este chat.
Se abre un formulario con el nombre y número del contacto ya completados desde el chat. Debajo, la IA de CQ lee la conversación y redacta un nombre de trato, un valor estimado y una fuente, usando lo que se haya dicho en el chat hasta ese momento. Si acabas de abrir un chat sin mensajes todavía, algunos de estos campos aparecerán vacíos y podrás completarlos tú mismo.
Revisa los campos, ajusta lo que no cuadre, y haz clic en Crear Trato. La tarjeta ahora aparece en la etapa que dejaste como predeterminada, por lo general la primera.
Vuelve a la pestaña Tratos (Kanban). Verás la tarjeta que acabas de crear en su columna de etapa, con el encabezado de la etapa mostrando el valor total de todo lo que hay en esa columna. Haz clic y arrastra la tarjeta a la siguiente etapa a medida que avanza la conversación. El movimiento se guarda en el momento en que la sueltas, sin necesidad de un botón de guardar aparte.
Haz clic en la tarjeta misma en lugar de arrastrarla y se abre el Panel de Detalle del Trato a la derecha, sin salir de la vista Kanban. Ahí es donde viven las notas, las tareas con fechas límite y (en los planes pagos) un historial completo de cada cambio hecho al trato. Para un primer trato, moverlo una etapa es suficiente para confirmar que el pipeline funciona de principio a fin.
Instalación, cuenta, etapas del pipeline, primer trato, primer movimiento de etapa. De aquí en adelante, agregar el siguiente trato toma menos de un minuto porque el pipeline y las etapas ya están configurados, la mayor parte del tiempo de este tutorial se va en la configuración inicial, que solo haces una vez.
Prueba el botón de Respuesta de IA. No hay ninguna opción que activar, es un botón de Respuesta de IA que está justo en el cuadro de mensajes de WhatsApp. Haz clic en él cuando quieras un borrador de respuesta basado en el contexto en lugar de escribir uno desde cero, en cualquier chat, sea un trato o no. Es parte del mismo plan gratuito.
Configura un segundo o tercer contacto antes de depender de esto a diario. Agregar dos o tres conversaciones reales como tratos, en lugar de solo el trato de prueba, te da una mejor idea de si tus nombres de etapa realmente funcionan antes de depender del pipeline para leads reales.
Revisa de nuevo Configuración de Pipeline si tu proceso no encaja en un solo pipeline. Ventas y soporte son flujos de trabajo distintos con etapas distintas, y CQ admite múltiples pipelines funcionando en paralelo en lugar de forzar todo dentro de un solo tablero.
¿Necesito una cuenta de WhatsApp Business para este tutorial? No. Una cuenta de WhatsApp personal normal, con sesión iniciada en WhatsApp Web, funciona igual que una cuenta de WhatsApp Business para configurar un pipeline de CQ.
¿La cuenta de CQ es lo mismo que mi inicio de sesión de WhatsApp? No, son independientes. Tu inicio de sesión de WhatsApp se queda con Meta. La cuenta de CQ (correo electrónico y contraseña, creada una sola vez) es lo que almacena tu pipeline, tratos y notas, y permite que esos datos te acompañen si inicias sesión en WhatsApp Web desde otra computadora.
¿Puedo cambiar las etapas de mi pipeline después de haber agregado tratos? Sí. Renombrar una etapa no mueve ni elimina los tratos que están en ella, simplemente pasan a llevar el nuevo nombre de etapa. Eliminar una etapa que todavía tiene tratos te pedirá que primero muevas esos tratos a otro lugar.
¿Qué pasa si cierro el tutorial a la mitad? No se pierde nada. La extensión y tu cuenta de CQ se quedan instaladas y con sesión iniciada, así que retomar en el Paso 3 o el Paso 4 más tarde funciona exactamente igual que terminarlo de una sola vez.
¿Configurar este pipeline tiene algún costo? No. Todo lo que se muestra en este tutorial, la extensión, la cuenta de CQ, las etapas del pipeline y la creación de tratos, está disponible en el plan gratuito Basic sin necesidad de tarjeta de crédito. Vale la pena revisar qué incluye realmente el plan gratuito antes de decidir si necesitarás actualizar más adelante.
Un tutorial de CRM de WhatsApp no tiene que empezar con una solicitud de API y terminar una semana después, cuando Meta finalmente apruebe tu número. Con una herramienta basada en extensión como The Chat Quotient, todo el camino desde instalar hasta arrastrar tu primer trato a través de una etapa del pipeline cabe en 10 minutos, la mayor parte del tiempo se va en nombrar etapas en lugar de esperar la aprobación de nadie.
Agrega la extensión de Chrome y transforma cómo gestionas las conversaciones de WhatsApp para tu negocio.
