営業時間外、休暇、高いメッセージ量、新規顧客向けにそのままコピペできるWhatsApp自動応答の例と、それぞれが実際にいつ意味を持つかの簡単なガイドです。
適切な自動応答は、それを送る理由に完全に左右されます。「今夜は閉店しています」に効果的なメッセージは、恒久的な挨拶としては違和感があり、汎用的なwelcomeメッセージは2週間の休暇休業を全く説明しません。以下は最も一般的な状況ごとの例で、実際に何を解決するかによってグループ化されています。WhatsAppの不在メッセージや挨拶メッセージをまだオンにしていない場合は、これらのテンプレートがその設定画面にそのまま収まるよう先に設定してください。
その日は閉店し、夜間にメッセージを送ってきた人に無視されていないことを知らせたいときに使います。
「[ビジネス名]にご連絡いただきありがとうございます！現在チームはオフラインです。月〜土の9時〜19時に対応しております。戻り次第ご返信いたします。」
使う場面： 決まった営業時間があり、その時間外にメッセージを送ってくる顧客層を持つあらゆるビジネス。これは不在メッセージを設定する断然最も一般的な理由です。
「すぐに返信します」が誤った期待を生んでしまう、より長い期間（休暇、オフィス閉鎖、計画された休み）に使います。
「こんにちは！[休暇名]のため[日付]から[日付]まで休業しております。メッセージは[復帰日]以降にご返信いたします。ご理解のほどよろしくお願いいたします！」
使う場面： 季節性のあるビジネス、または顧客が曖昧な「もうすぐ」ではなく具体的な復帰日を必要とする、1〜2日以上の期間。
会社全体ではなく特定の人が不在で、緊急の問い合わせを転送したいときに使います。
「現在オフィスを不在にしており、[日付]に戻ります。緊急のご用件は[代替連絡先/電話番号]までご連絡ください。それ以外の場合、戻り次第ご返信いたします。」
使う場面： 共有のビジネス番号ではなく、顧客対応をする個人（アカウントマネージャー、フリーランサー、コンサルタント）。
素早く返信できる以上のメッセージを受け取っていて、誰かを無視しているように見せずに時間を稼ぎたいときに使います。
「[ビジネス名]にご連絡いただきありがとうございます！現在メッセージ量が多くなっております。[X時間]以内にご返信いたします。お客様のメッセージを大切にしております。」
使う場面： ローンチ日、セールイベント、バイラルな瞬間：応答時間が一時的にいつもより長くなる短期的な急増。
初めてメッセージを送ってきた人への第一印象として使います。
「こんにちは、[ビジネス名]へようこそ！👋 本日はどのようなご用件でしょうか？お探しのものをお気軽にお知らせください、すぐに対応いたします。」
使う場面： 最初の人間による返信の前に無音状態ではなく、あらゆる新しい会話が一貫したブランドに沿ったwelcomeで始まることを望むビジネス。
特定の担当者が詳細を確認している間、メッセージが届いたことを確認するために使います。
「メッセージをありがとうございます！確認しておりますので、まもなく最新情報とともにご連絡いたします。」
使う場面： 回答が何かを確認することに依存し（注文状況、予約の空き状況、在庫）、即座の回答が不可能なビジネス。
営業ラインとは別の専用サポート番号で期待値を設定するために使います。
「[ビジネス名]サポートにご連絡いただきました。通常、営業日は[X時間]以内にご返信いたします。緊急の場合は「至急」とご返信ください、優先的に対応いたします。」
使う場面： サポートと営業で別々のWhatsApp番号を運用しており、両者で応答時間の期待値が異なるビジネス。
月曜から金曜まで営業し、週末には異なる期待値を設定したいビジネスに特に使います。
「メッセージをありがとうございます！週末は休業しており、月曜の朝一番にご返信いたします。良い週末をお過ごしください！」
使う場面： 「不在」が毎日ではなく構造的であるB2Bビジネスやオフィスアワー運営。
不在の間でも、初回メッセージからフォローアップに必要な情報を引き出すために使います。
「[ビジネス名]にご興味をお持ちいただきありがとうございます！ご連絡差し上げるまでの間、お名前とお探しのものを教えていただけますか？より早くご返信できるようになります。」
使う場面： すべての受信メッセージが潜在的なリードであり、不在メッセージでさえ行き止まりであってはならない営業主導のビジネス。
特定のニーズに対してWhatsApp番号があなたに連絡する最速の方法ではない場合に使います。
「メッセージをありがとうございます！より早いサポートをご希望の場合は、[電話/メール]でもご連絡いただけます。または[ウェブサイト/店舗]をご覧ください。それ以外の場合は、こちらでできるだけ早くご返信いたします。」
使う場面： WhatsAppが必ずしも返答への最速ルートではない、複数のチャネルを持つビジネス。
上記のすべての例は同じ基本的な問題を解決しています。顧客を未返信のメッセージの前に放置しないことです。どれもしていないのは、顧客が実際に言ったことに適応することです。「営業していますか」「価格はいくらですか」「キャンセルしたい」と誰が尋ねても、ネイティブの自動応答は毎回同じ文言を送ります。それが固定テキストであり、本物の返答ではないからです。WhatsAppの自動応答を使うべきでない理由では、これが大量の営業やサポートでなぜ問題になるかをさらに掘り下げています。
The Chat QuotientのAI Inbound Agentは、まさにこのギャップのために作られています。固定テンプレートの代わりにこれが返答を処理するようになると、いくつかのことが変わります。
営業チームにとって、これは「ご連絡いただけずすみません」を単なるプレースホルダーではなく継続的な会話に変え、Business APIを必要とせずWhatsApp Web内で動作します。完全な設定についてはWhatsApp BusinessでAI自動応答を設定する方法をご覧ください。
Chrome拡張機能を追加して、ビジネスのWhatsApp会話管理の方法を変革しましょう。
