Zo Stel Je Automatisch Antwoorden In op WhatsApp (Stap-voor-Stap Gids)

WhatsApp Business heeft twee ingebouwde auto-reply-tools: Afwezigheidsberichten en Begroetingsberichten. Zo stel je ze allebei precies in, op Android en iPhone, in minder dan vijf minuten.

Als je een bedrijf runt op WhatsApp, hoef je niet elk bericht op “gezien” te laten staan tot je vrij bent. WhatsApp Business bevat een native automatische antwoordfunctie (vaak gewoon auto-reply genoemd): geen app van derden, geen API, geen kosten. Deze gids laat zien hoe je het goed instelt, plus waar het tekortschiet zodra je berichtvolume groeit.

Wat Telt als “Auto-Reply” op WhatsApp

WhatsApp Business geeft je twee losse automatische-antwoordtools, en het helpt het verschil te kennen voordat je iets instelt:

• Afwezigheidsbericht. Wordt automatisch verzonden wanneer iemand je bericht buiten de uren (of periodes) die je als niet-beschikbaar hebt gedefinieerd.
• Begroetingsbericht. Wordt automatisch verzonden naar een contact dat je voor het eerst bericht, of na 14 dagen inactiviteit in die chat.

Beide staan in hetzelfde menu, zijn allebei gratis, en werken op dezelfde manier op Android en iPhone. De gewone WhatsApp-app (niet Business) heeft deze functie helemaal niet. Ze is exclusief voor WhatsApp Business.

Voordat Je Begint: Je Hebt WhatsApp Business Nodig

Als je de standaard WhatsApp-app gebruikt, is auto-reply niet beschikbaar. Download WhatsApp Business uit de Play Store of App Store. Het is gratis, en je kunt je bestaande chatgeschiedenis tijdens de installatie migreren.

Het Afwezigheidsbericht Instellen

1. Open WhatsApp Business en tik op het menu met drie stippen (Android) of Instellingen (iPhone).
2. Ga naar Zakelijke tools.
3. Tik op Afwezigheidsbericht.
4. Zet Afwezigheidsbericht verzenden aan.
5. Schrijf je bericht in het tekstvak. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht! We zijn op dit moment afwezig en reageren binnen 24 uur.” (zie 10 WhatsApp Auto-Reply Voorbeelden voor sjablonen voor andere situaties)
6. Kies onder Planning een van de drie opties:
   • Altijd verzenden. Reageert op elk bericht, ongeacht het tijdstip.
   • Aangepast schema. Stel specifieke dagen en uren in (bijvoorbeeld buiten 9–18 uur op werkdagen).
   • Buiten bedrijfsuren. Neemt de bedrijfsuren over die je al in je profiel hebt ingesteld.
7. Kies onder Ontvangers wie het krijgt: iedereen, iedereen behalve je contacten, alleen je contacten, of een aangepaste lijst.
8. Tik op het vinkje of Opslaan om te bevestigen.

Het Begroetingsbericht Instellen

1. Tik in hetzelfde menu Zakelijke tools op Begroetingsbericht.
2. Zet Begroetingsbericht verzenden aan.
3. Schrijf je welkomsttekst. Bijvoorbeeld: “Hallo! Welkom bij [Bedrijfsnaam]. Hoe kunnen we je vandaag helpen?”
4. Kies onder Ontvangers wie het moet ontvangen. Dit werkt hetzelfde als het afwezigheidsbericht.
5. Sla je wijzigingen op.

Het begroetingsbericht gaat één keer per contact af, en opnieuw als dat contact 14 dagen stil is en je weer bericht.

Een Paar Dingen om te Weten

• Alleen tekst wordt ondersteund. Je kunt geen afbeeldingen, PDF’s of knoppen aan een van beide berichten toevoegen, alleen platte tekst (al werkt basisopmaak zoals vet en cursief wel).
• Eén bericht per functie. Je kunt geen verschillende afwezigheidsberichten instellen voor verschillende tijden van de dag of verschillende klantsegmenten: het is één bericht, één schema.
• Het begrijpt het inkomende bericht niet. Of een klant nu naar de prijs vraagt, klaagt, of gewoon hallo zegt, hij krijgt hetzelfde identieke antwoord. Er is geen manier om te vertakken op basis van wat er echt geschreven is.
• WhatsApp Web en Desktop spiegelen de instelling. Eenmaal geconfigureerd op je telefoon, gelden dezelfde afwezigheids- en begroetingsberichten op alle gekoppelde apparaten.

Besloten dat geen van beide berichten past bij je bedrijf, of wil je gewoon even pauze ervan? Zo Verwijder Je de Automatische Antwoordfunctie van WhatsApp laat zien hoe je het afwezigheids- en begroetingsbericht uitschakelt zonder te verliezen wat je al hebt geschreven.

Waar de Native Functie Tekortschiet

Voor een eenmansbedrijf of een winkel met weinig volume zijn de ingebouwde afwezigheids- en begroetingsberichten genoeg om te voorkomen dat een klant op stilte stuit. Maar zodra je genoeg gesprekken afhandelt dat klanten een echt antwoord verwachten — niet alleen een bevestiging van ontvangst —, begint het one-size-fits-all bericht tegen je te werken. Het kan niet antwoorden op “wat is jullie prijs voor de blauwe”, een lead kwalificeren, of iets anders zeggen tegen een terugkerende klant dan tegen een eerste bezoeker. (Voor de volledige lijst van wat het niet kan, zie Waarom Je de Automatische Antwoordfunctie van WhatsApp Niet Moet Gebruiken.)

Dat is precies het gat dat de AI Inbound Agent van The Chat Quotient is gebouwd om te dichten, specifiek voor salesteams:

• Antwoorden zijn gebaseerd op wat er echt gevraagd is: een antwoord opgesteld op basis van je echte bedrijfsgegevens, niet een vaste tekstregel.
• Leads krijgen antwoord op het moment dat ze binnenkomen, zelfs buiten werktijden, in plaats van te wachten tot iemand de chat opent.
• Kwalificerende vragen worden automatisch gesteld, zodat een mens het gesprek overneemt met al verzamelde context, niet een koude lead.
• De overdracht verloopt schoon. Wanneer een gesprek een mens nodig heeft (een definitieve offerte, een klacht), stapt de agent terug en meldt het je in plaats van te gokken.
• Geen Business API vereist. Het draait direct in het WhatsApp Web-tabblad dat je al open hebt.

Voor de volledige handleiding, zie Zo Stel Je AI Auto-Reply In op WhatsApp Business.