WhatsApp'ta Otomatik Yanıt Nasıl Kurulur (Adım Adım Rehber)

WhatsApp Business'ta iki yerleşik otomatik yanıt aracı bulunur: Uzakta Mesajları ve Karşılama Mesajları. İşte Android ve iPhone'da her ikisini de beş dakikadan kısa sürede tam olarak nasıl kuracağınız.

Eğer WhatsApp üzerinden bir işletme yürütüyorsanız, müsait olana kadar her mesajı “görüldü” olarak bırakmak zorunda değilsiniz. WhatsApp Business, yerleşik bir otomatik yanıt özelliği içerir (genellikle sadece otomatik yanıt olarak adlandırılır): üçüncü taraf uygulama yok, API yok, maliyet yok. Bu rehber, onu doğru şekilde kurmayı ve mesaj hacminiz büyüdükçe nerede yetersiz kalmaya başladığını ele alıyor.

WhatsApp’ta “Otomatik Yanıt” Olarak Ne Sayılır

WhatsApp Business size iki ayrı otomatik yanıt aracı verir ve bir şey kurmadan önce aradaki farkı bilmek yardımcı olur:

• Uzakta Mesajı. Biri size müsait olmadığınızı belirlediğiniz saatler (veya dönemler) dışında yazdığında otomatik olarak gönderilir.
• Karşılama Mesajı. Size ilk kez yazan bir kişiye veya o sohbette 14 gün hareketsizlikten sonra otomatik olarak gönderilir.

Her ikisi de aynı menüde bulunur, ikisi de ücretsizdir ve Android ile iPhone’da aynı şekilde çalışır. Normal WhatsApp (Business olmayan uygulama) bu özelliğe hiç sahip değildir. Yalnızca WhatsApp Business’a özeldir.

Başlamadan Önce: WhatsApp Business’a İhtiyacınız Var

Standart WhatsApp uygulamasını kullanıyorsanız, otomatik yanıt kullanılabilir olmayacaktır. Play Store veya App Store’dan WhatsApp Business’ı indirin. Ücretsizdir ve kurulum sırasında mevcut sohbet geçmişinizi taşıyabilirsiniz.

Uzakta Mesajını Kurma

1. WhatsApp Business’ı açın ve üç nokta menüsüne (Android) veya Ayarlar’a (iPhone) dokunun.
2. İşletme araçları’na gidin.
3. Uzakta mesajı’na dokunun.
4. Uzakta mesajı gönder’i açın.
5. Mesajınızı metin kutusuna yazın. Örneğin: “Bize ulaştığınız için teşekkürler! Şu anda uzaktayız ve 24 saat içinde size dönüş yapacağız.” (diğer durumlar için şablonlar için 10 WhatsApp Otomatik Yanıt Örneği yazısına bakın)
6. Zamanlama altında üç seçenekten birini seçin:
   • Her zaman gönder. Saatten bağımsız olarak her mesaja yanıt verir.
   • Özel zamanlama. Belirli günler ve saatler ayarlayın (örneğin, hafta içi 9–18 dışında).
   • Çalışma saatleri dışında. Profilinizde zaten ayarladığınız çalışma saatlerini kullanır.
7. Alıcılar altında kimin alacağını seçin: herkes, kişileriniz hariç herkes, yalnızca kişileriniz, veya özel bir liste.
8. Onaylamak için onay işaretine veya Kaydet’e dokunun.

Karşılama Mesajını Kurma

1. Aynı İşletme araçları menüsünden Karşılama mesajı’na dokunun.
2. Karşılama mesajı gönder’i açın.
3. Karşılama metninizi yazın. Örneğin: “Merhaba! [İşletme Adı]‘na hoş geldiniz. Bugün size nasıl yardımcı olabiliriz?”
4. Alıcılar altında kimin alması gerektiğini seçin. Bu, uzakta mesajıyla aynı şekilde çalışır.
5. Değişikliklerinizi kaydedin.

Karşılama mesajı kişi başına bir kez tetiklenir, ardından o kişi 14 gün sessiz kalıp tekrar size yazarsa yeniden tetiklenir.

Bilmekte Fayda Olan Birkaç Şey

• Yalnızca metin desteklenir. Her iki mesaja da resim, PDF veya düğme ekleyemezsiniz, yalnızca düz metin (temel biçimlendirme, kalın ve italik gibi, çalışsa da).
• Özellik başına bir mesaj. Günün farklı saatleri veya farklı müşteri segmentleri için farklı uzakta mesajları ayarlayamazsınız: tek bir mesaj, tek bir zamanlama vardır.
• Gelen mesajı anlamaz. Bir müşteri fiyat sorsa, şikayet etse veya sadece merhaba dese de, aynı yanıtı alır. Gerçekte ne yazdığına göre dallanmanın bir yolu yoktur.
• WhatsApp Web ve Masaüstü ayarı yansıtır. Telefonunuzda bir kez yapılandırıldığında, aynı uzakta ve karşılama mesajları bağlı tüm cihazlarda geçerli olur.

Her iki mesajın da işletmeniz için uygun olmadığına mı karar verdiniz, yoksa sadece bir ara mı vermek istiyorsunuz? WhatsApp’ta Otomatik Yanıt Nasıl Kaldırılır yazısı, zaten yazdıklarınızı kaybetmeden uzakta ve karşılama mesajını nasıl kapatacağınızı ele alır.

Yerleşik Özelliğin Yetersiz Kaldığı Yer

Tek kişilik bir işletme veya düşük hacimli bir mağaza için, yerleşik uzakta ve karşılama mesajları bir müşterinin sessizlikle karşılaşmasını önlemeye yeter. Ancak müşterilerin sadece bir onay değil, gerçek bir yanıt beklemesine yetecek kadar görüşme yönettiğiniz anda, herkese uyan tek mesaj aleyhinize işlemeye başlar. “Mavi olanın fiyatı ne kadar” sorusunu yanıtlayamaz, bir müşteri adayını niteleyemez veya geri dönen bir müşteriye ilk kez gelen biriyle aynı şeyi söylemekten farklı bir şey söyleyemez. (Yapamadığı her şeyin tam listesi için WhatsApp’ın Otomatik Yanıtını Neden Kullanmamalısınız yazısına bakın.)

The Chat Quotient’in AI Inbound Agent’ı tam olarak bu boşluğu kapatmak için, özellikle satış ekipleri için oluşturulmuştur:

• Yanıtlar gerçekte sorulan şeye dayanır: sabit bir metin satırı değil, gerçek işletme bilgilerinizden hazırlanmış bir yanıt.
• Müşteri adayları ulaştıkları anda yanıtlanır, çalışma saatleri dışında bile, birinin sohbeti açmasını beklemek yerine.
• Niteleyici sorular otomatik olarak sorulur, böylece bir insan devraldığında zaten toplanmış bir bağlamla karşılaşır, soğuk bir müşteri adayıyla değil.
• Devri temiz şekilde yapar. Bir görüşme bir insana ihtiyaç duyduğunda (kesin bir teklif, bir şikayet), ajan tahmin etmek yerine geri çekilir ve size bildirir.
• Business API gerekmez. Zaten açık olan WhatsApp Web sekmenizin içinde doğrudan çalışır.

Tam anlatım için WhatsApp Business’ta AI Otomatik Yanıt Nasıl Kurulur yazısına bakın.