Come Configurare la Risposta Automatica su WhatsApp (Guida Passo Passo)

WhatsApp Business include due strumenti di risposta automatica integrati: Messaggi di Assenza e Messaggi di Benvenuto. Ecco esattamente come configurarli entrambi, su Android e iPhone, in meno di cinque minuti.

Se gestisci un’attività su WhatsApp, non devi lasciare ogni messaggio “visualizzato” finché non sei libero. WhatsApp Business include una funzione nativa di risposta automatica (spesso chiamata semplicemente auto-risposta): nessuna app di terze parti, nessuna API, nessun costo. Questa guida spiega come configurarla correttamente, oltre a dove inizia a mostrare i suoi limiti quando il volume dei messaggi cresce.

Cosa Conta come “Risposta Automatica” su WhatsApp

WhatsApp Business ti offre due strumenti di risposta automatica separati, ed è utile conoscere la differenza prima di configurare qualcosa:

Messaggio di Assenza. Si invia automaticamente quando qualcuno ti scrive fuori dagli orari (o dai periodi) che hai definito come non disponibili.
Messaggio di Benvenuto. Si invia automaticamente a un contatto che ti scrive per la prima volta, o dopo 14 giorni di inattività in quella chat.

Entrambi si trovano nello stesso menu, sono entrambi gratuiti, e funzionano allo stesso modo su Android e iPhone. Il WhatsApp normale (l’app non-Business) non ha affatto questa funzione. È esclusiva di WhatsApp Business.

Prima di Iniziare: Ti Serve WhatsApp Business

Se usi l’app WhatsApp standard, la risposta automatica non sarà disponibile. Scarica WhatsApp Business da Play Store o App Store. È gratis, e puoi migrare la cronologia chat esistente durante la configurazione.

Configurare il Messaggio di Assenza

Apri WhatsApp Business e tocca il menu a tre puntini (Android) o Impostazioni (iPhone).
Vai su Strumenti per l’azienda.
Tocca Messaggio di assenza.
Attiva Invia messaggio di assenza.
Scrivi il tuo messaggio nella casella di testo. Ad esempio: “Grazie per averci contattato! Al momento siamo assenti e ti risponderemo entro 24 ore.” (vedi 10 Esempi di Risposta Automatica WhatsApp per modelli su altre situazioni)
In Programmazione, scegli una delle tre opzioni:
- Invia sempre. Risponde a ogni messaggio indipendentemente dall’ora.
- Programmazione personalizzata. Imposta giorni e orari specifici (ad esempio, fuori dalle 9–18 nei giorni feriali).
- Fuori dall’orario lavorativo. Riprende l’orario lavorativo già impostato nel tuo profilo.
In Destinatari, scegli chi lo riceve: tutti, tutti tranne i tuoi contatti, solo i tuoi contatti, o un elenco personalizzato.
Tocca il segno di spunta o Salva per confermare.

Configurare il Messaggio di Benvenuto

Dallo stesso menu Strumenti per l’azienda, tocca Messaggio di benvenuto.
Attiva Invia messaggio di benvenuto.
Scrivi il tuo testo di benvenuto. Ad esempio: “Ciao! Benvenuto in [Nome dell’Attività]. Come possiamo aiutarti oggi?”
In Destinatari, scegli chi deve riceverlo. Funziona allo stesso modo del messaggio di assenza.
Salva le modifiche.

Il messaggio di benvenuto si attiva una volta per contatto, e di nuovo se quel contatto resta in silenzio per 14 giorni e ti scrive di nuovo.

Alcune Cose Utili da Sapere

È supportato solo il testo. Non puoi allegare immagini, PDF, o pulsanti a nessuno dei due messaggi, solo testo semplice (anche se la formattazione di base come grassetto e corsivo funziona).
Un messaggio per funzione. Non puoi impostare messaggi di assenza diversi per orari diversi del giorno o segmenti di clienti diversi: c’è un messaggio, una programmazione.
Non capisce il messaggio in arrivo. Che un cliente chieda del prezzo, si lamenti, o dica ciao, riceve la stessa identica risposta. Non c’è modo di diversificare in base a cosa ha realmente scritto.
WhatsApp Web e Desktop rispecchiano l’impostazione. Una volta configurati sul telefono, gli stessi messaggi di assenza e benvenuto si applicano su tutti i dispositivi collegati.

Hai deciso che nessuno dei due messaggi è adatto alla tua attività, o vuoi semplicemente una pausa? Come Rimuovere la Risposta Automatica da WhatsApp spiega come disattivare il messaggio di assenza e di benvenuto senza perdere quello che hai già scritto.

Dove la Funzione Nativa Mostra i Suoi Limiti

Per un’attività individuale o un negozio a basso volume, i messaggi nativi di assenza e benvenuto bastano a evitare che un cliente incontri il silenzio. Ma nel momento in cui gestisci abbastanza conversazioni da far sì che i clienti si aspettino una risposta reale — non solo una conferma di ricezione —, il messaggio unico per tutti inizia a giocare contro di te. Non può rispondere “qual è il prezzo per quello blu”, qualificare un potenziale cliente, o dire qualcosa di diverso a un cliente abituale rispetto a uno alla prima visita. (Per l’elenco completo di cosa non riesce a fare, vedi Perché non Usare la Risposta Automatica di WhatsApp.)

Questo è esattamente il divario che l’AI Inbound Agent di The Chat Quotient è costruito per colmare, specificamente per i team di vendita:

Le risposte si basano su ciò che è stato effettivamente chiesto: una risposta redatta a partire dai dati reali della tua attività, non una riga di testo fissa.
I potenziali clienti ricevono risposta nel momento in cui arrivano, anche fuori dall’orario lavorativo, invece di aspettare che qualcuno apra la chat.
Le domande di qualificazione vengono poste automaticamente, così un umano prende in carico la conversazione con il contesto già raccolto, non un lead freddo.
Effettua il passaggio in modo pulito. Quando una conversazione richiede un umano (un preventivo finale, un reclamo), l’agente fa un passo indietro e ti avvisa invece di indovinare.
Nessuna API Business richiesta. Funziona direttamente nella scheda WhatsApp Web che hai già aperta.

Per la guida completa, vedi Come Configurare la Risposta Automatica IA su WhatsApp Business.