Wat een eenvoudige CRM moet kunnen voor een klein team, wat onnodige complexiteit kost en een snelle test om te bepalen wanneer een basis-CRM volstaat en wanneer je eruit gegroeid bent.
De meeste kleine teams falen niet bij CRM omdat ze een zwakke tool kozen. Ze falen omdat ze een zware kozen, de helft ervan inrichtten en binnen een maand weer terugvielen op een spreadsheet. Heb je één tot tien mensen, dan is een eenvoudige CRM meestal het betere startpunt. Deze gids somt op wat zo’n CRM minimaal moet kunnen, wat extra complexiteit kost en hoe je merkt dat je er echt uit gegroeid bent.
Een eenvoudige CRM is een basis-CRM-systeem dat een handvol taken goed doet en voor de rest uit de weg blijft. Voor een klein team is de lijst kort:
Dat is de hele kern. Al het andere (aangepaste objecten, forecasting, verkoopgebieden, goedkeuringsflows, leadscoringmodellen) is optioneel, en elk onderdeel brengt inrichtingswerk mee dat je met tijd betaalt.
Complexiteit staat zelden op de prijspagina. Je ziet haar terug in het gedrag van het team.
Inrichtingstijd. Een tool met aangepaste velden, rechten en automatiseringsregels moet door iemand worden geconfigureerd. In een klein team is dat meestal de eigenaar, in het weekend.
Training. Als een nieuwe collega een uitleg nodig heeft om een telefoongesprek vast te leggen, slaat diegene het vastleggen over. Elk extra scherm is een reden om geen gegevens in te voeren.
Ongebruikte seats. Per gebruiker betalen voor mensen die twee keer per kwartaal inloggen loopt snel op. Controleer hoeveel seats vorige maand actief waren voordat je iets verlengt.
Gegevens die niemand invult. Dit is de grootste kostenpost. Een CRM met twintig verplichte velden levert half ingevulde records op, daarna vertrouwen mensen de data niet meer, en dan stoppen ze met het gebruik. Een kleinere tool met vijf velden die altijd zijn ingevuld, wint het van een grote met veertig die dat niet zijn.
Houd dit in gedachten wanneer je de term “één CRM” tegenkomt voor één plek waar alles over je klanten staat. Het idee is goed: één lijst, één geschiedenis, één bron van waarheid. Het werkt alleen als het systeem licht genoeg is om echt bij te houden.
Loop deze vragen langs. Als je de meeste met ja beantwoordt, past een eenvoudige CRM goed bij je.
Een eenvoudige tool is op specifieke, zichtbare momenten niet meer genoeg. Let op deze signalen:
Zijn twee of drie hiervan waar, stap dan over op een bredere CRM. Onze gidsen over de beste CRM voor het mkb en CRM-prijzen zijn een goed beginpunt voor de vergelijking. Tot die tijd kost het toevoegen van functies “voor de zekerheid” vooral geld.
The Chat Quotient is een zelfstandige CRM die als Chrome-extensie binnen WhatsApp Web draait. Voor een team dat het grootste deel van de verkoop en support al via WhatsApp-chats doet, valt daarmee een aparte app weg die je moet leren: het contact, de notities, de herinnering en een visueel pipelinebord staan naast het gesprek. Je hoeft geen nummer over te nemen in een andere tool om een lead vast te leggen.
Het gratis Basic-abonnement dekt maximaal 20 leads en één pipeline, genoeg om de gewoonte uit te proberen voordat je betaalt. Het is geen add-on voor HubSpot, Salesforce of Zoho en synchroniseert er ook niet mee. Het omvat ook geen e-mailmarketing, geen responstijdanalyse voor teams en geen routering van chats tussen teamleden. Een team dat die dingen nodig heeft, kijkt dus beter naar een breder systeem.
Wil je zien hoe het in de praktijk werkt? Lees de WhatsApp CRM-tutorial of de gids voor solopreneurs om je bedrijf via WhatsApp te beheren, of bekijk de WhatsApp CRM-pagina.
Voeg de Chrome-extensie toe en transformeer hoe je WhatsApp-gesprekken beheert voor je bedrijf.
