CRM simples para equipes pequenas: o que você precisa e o que não precisa

O que um CRM simples precisa fazer para uma equipe pequena, quanto custa a complexidade desnecessária e um teste rápido para saber quando um CRM básico basta e quando você já o superou.

A maioria das equipes pequenas não fracassa no CRM por ter escolhido uma ferramenta fraca. Fracassa porque escolheu uma ferramenta pesada, configurou só metade dela e voltou para a planilha em menos de um mês. Se você tem de uma a dez pessoas, um CRM simples costuma ser o melhor ponto de partida. Este guia lista as poucas coisas que ele precisa fazer, quanto custa a complexidade extra e como perceber que você realmente já o superou.

O que um CRM simples precisa fazer

Um CRM simples é um sistema de CRM básico que faz bem um punhado de tarefas e não atrapalha em todo o resto. Para uma equipe pequena, a lista é curta:

• Contatos. Um registro por pessoa ou empresa, com nome, telefone ou e-mail e a origem do contato.
• Anotações. Um lugar para registrar o que foi dito, para que qualquer pessoa da equipe retome a conversa sem precisar perguntar.
• Poucas etapas de pipeline. De três a seis já é bastante: novo, em conversa, orçamento enviado, ganho, perdido. Se você precisa de um diagrama para explicar suas etapas, há etapas demais.
• Lembretes. Uma data ligada a um contato que avisa quando fazer o acompanhamento. É o recurso que paga a maior parte do CRM, porque follow-ups esquecidos são onde as equipes pequenas perdem negócios.
• Uma visão compartilhada. Todos olham a mesma lista, então duas pessoas não correm atrás do mesmo lead e ninguém presume que outra pessoa já respondeu.

Esse é o núcleo completo. Todo o resto (objetos personalizados, previsão de vendas, territórios, fluxos de aprovação, modelos de pontuação de leads) é opcional, e cada item traz uma configuração que você paga com tempo.

Quanto custa a complexidade desnecessária

A complexidade raramente aparece na página de preços. Ela aparece no comportamento da equipe.

Tempo de configuração. Uma ferramenta com campos personalizados, permissões e regras de automação exige alguém para configurá-la. Numa equipe pequena, esse alguém costuma ser o dono, num fim de semana.

Treinamento. Se um novo contratado precisa de um passo a passo para registrar uma ligação, ele vai deixar de registrar ligações. Cada tela extra é um motivo para não preencher os dados.

Licenças sem uso. Pagar por usuário por gente que entra duas vezes por trimestre sai caro rápido. Veja quantas licenças estiveram ativas no mês passado antes de renovar qualquer coisa.

Dados que ninguém preenche. Este é o maior custo. Um CRM com vinte campos obrigatórios acaba com registros pela metade, depois as pessoas deixam de confiar nos dados e, por fim, deixam de usá-lo. Uma ferramenta menor com cinco campos sempre preenchidos vale mais do que uma grande com quarenta que ficam vazios.

Tenha isso em mente quando vir a expressão “um só CRM” para designar um único lugar com tudo sobre seus clientes. A ideia é boa: uma lista, um histórico, uma fonte de verdade. Mas só funciona se a ferramenta for leve o bastante para que as pessoas realmente a mantenham atualizada.

Um teste para saber se “simples basta”

Passe por estas perguntas. Se responder sim à maioria, um CRM simples vai atender bem.

1. Uma pessoa consegue explicar todo o seu processo de vendas em menos de um minuto?
2. Você tem menos de algumas centenas de leads ativos ao mesmo tempo?
3. Todos os negócios passam, mais ou menos, pelas mesmas etapas?
4. O principal que você precisa saber é “com quem preciso falar hoje”?
5. Você só precisa de uma contagem básica de negócios ganhos e perdidos, sem relatórios detalhados?

Sinais de que você já o superou

Uma ferramenta simples deixa de bastar em pontos específicos e visíveis. Fique atento a estes:

• Produtos ou tipos de cliente diferentes exigem pipelines e regras diferentes.
• Você precisa de aprovações, por exemplo um gerente autorizando descontos.
• Perguntas de relatório começam a importar: receita por origem, por vendedor, por mês, com histórico.
• Você precisa que o CRM compartilhe dados com contabilidade, e-mail marketing ou central de suporte.
• Você tem uma pessoa de operações de vendas cujo trabalho é cuidar do sistema.

Se duas ou três dessas situações forem verdadeiras, passe para um CRM mais completo. Nossos guias sobre o melhor CRM para pequenas empresas e preços de CRM são um bom ponto de partida para a comparação. Até lá, acrescentar recursos “só por precaução” quase sempre só aumenta o custo.

Onde o The Chat Quotient se encaixa

O The Chat Quotient é um CRM independente que roda dentro do WhatsApp Web como extensão do Chrome. Para uma equipe que já vende e atende quase tudo em conversas no WhatsApp, isso elimina o aplicativo separado que seria preciso aprender: o contato, as anotações, o lembrete e um quadro visual de pipeline ficam ao lado da conversa. Você não precisa copiar um número para outra ferramenta para registrar um lead.

O plano Basic gratuito cobre até 20 leads e um pipeline, o suficiente para testar o hábito antes de pagar. Ele não é um complemento do HubSpot, do Salesforce ou do Zoho e não sincroniza com eles. Também não cobre e-mail marketing, análises de tempo de resposta da equipe nem o direcionamento de conversas entre membros da equipe, então quem precisa disso deve olhar um sistema mais amplo.

Para ver como funciona na prática, leia o tutorial de CRM para WhatsApp ou o guia do solopreneur para gerenciar um negócio no WhatsApp, ou confira a página de CRM para WhatsApp.