Proste systemy CRM dla małych zespołów: czego potrzebujesz, a czego nie

Co powinien umieć prosty CRM w małym zespole, ile kosztuje niepotrzebna złożoność oraz szybki test, który pokaże, kiedy wystarczy podstawowy system CRM, a kiedy go przerosłeś.

Większość małych zespołów nie przegrywa z CRM dlatego, że wybrała słabe narzędzie. Przegrywa, bo wybrała ciężkie, skonfigurowała połowę funkcji i w ciągu miesiąca wróciła do arkusza kalkulacyjnego. Jeśli w firmie pracuje od jednej do dziesięciu osób, prosty CRM jest zwykle lepszym początkiem. Ten poradnik wymienia kilka rzeczy, które taki system musi robić, pokazuje, ile kosztuje dodatkowa złożoność, i podpowiada, jak poznać, że naprawdę go przerosłeś.

Co musi umieć prosty CRM

Prosty CRM to podstawowy system, który kilka zadań wykonuje dobrze, a w całej reszcie nie przeszkadza. W małym zespole lista jest krótka:

• Kontakty. Jeden rekord na osobę lub firmę: imię i nazwisko, numer telefonu lub e-mail oraz informacja, skąd pochodzi kontakt.
• Notatki. Miejsce na zapisanie, co zostało powiedziane, żeby każdy w zespole mógł podjąć rozmowę bez dopytywania.
• Kilka etapów lejka. Od trzech do sześciu w zupełności wystarczy: nowy, w rozmowie, wycena wysłana, wygrany, przegrany. Jeśli potrzebujesz schematu, żeby wyjaśnić swoje etapy, jest ich za dużo.
• Przypomnienia. Data przypisana do kontaktu, która mówi, kiedy wrócić do rozmowy. To funkcja, która zwraca większość kosztu CRM, bo zapomniane follow-upy to miejsce, w którym małe zespoły tracą transakcje.
• Jeden wspólny widok. Wszyscy patrzą na tę samą listę, więc dwie osoby nie gonią tego samego leada i nikt nie zakłada, że ktoś inny już odpisał.

To cały rdzeń. Cała reszta (obiekty niestandardowe, prognozowanie, terytoria, procesy akceptacji, modele scoringu leadów) jest opcjonalna, a każdy z tych elementów wymaga konfiguracji, za którą płacisz czasem.

Ile kosztuje niepotrzebna złożoność

Złożoność rzadko widać w cenniku. Widać ją w zachowaniu zespołu.

Czas konfiguracji. Narzędzie z polami niestandardowymi, uprawnieniami i regułami automatyzacji wymaga, żeby ktoś je skonfigurował. W małym zespole zwykle jest to właściciel, w weekend.

Szkolenie. Jeśli nowa osoba potrzebuje instruktażu, żeby zapisać rozmowę telefoniczną, to po prostu przestanie je zapisywać. Każdy dodatkowy ekran to powód, żeby nie wpisywać danych.

Niewykorzystane licencje. Płacenie za użytkownika za osoby, które logują się dwa razy na kwartał, szybko się sumuje. Zanim cokolwiek przedłużysz, sprawdź, ile licencji było aktywnych w zeszłym miesiącu.

Dane, których nikt nie wpisuje. To największy koszt. CRM z dwudziestoma wymaganymi polami daje do połowy wypełnione rekordy, potem ludzie przestają ufać danym, a w końcu przestają z systemu korzystać. Mniejsze narzędzie z pięcioma polami, które zawsze są wypełnione, bije duże, w którym czterdzieści pól stoi puste.

Pamiętaj o tym, gdy usłyszysz określenie “jeden CRM”, czyli jedno miejsce z całą wiedzą o klientach. Pomysł jest dobry: jedna lista, jedna historia, jedno źródło prawdy. Działa to jednak tylko wtedy, gdy system jest na tyle lekki, że ludzie faktycznie go aktualizują.

Test na to, czy “prosty wystarczy”

Przejdź przez te pytania. Jeśli na większość odpowiesz twierdząco, prosty CRM będzie ci dobrze służył.

1. Czy jedna osoba potrafi wyjaśnić cały twój proces sprzedaży w mniej niż minutę?
2. Czy masz naraz mniej niż kilkaset aktywnych leadów?
3. Czy wszystkie transakcje przechodzą mniej więcej przez te same kroki?
4. Czy najważniejsze, co chcesz wiedzieć, to “do kogo mam dziś wrócić”?
5. Czy potrzebujesz tylko podstawowego zestawienia wygranych i przegranych transakcji, a nie szczegółowych raportów?

Znaki, że go przerosłeś

Proste narzędzie przestaje wystarczać w konkretnych, widocznych momentach. Zwróć uwagę na te sygnały:

• Różne produkty lub typy klientów wymagają osobnych lejków i osobnych zasad.
• Potrzebujesz akceptacji, na przykład menedżera zatwierdzającego rabaty.
• Pytania o raporty zaczynają mieć znaczenie: przychód według źródła, handlowca, miesiąca, z historią.
• CRM musi wymieniać dane z księgowością, e-mail marketingiem lub systemem obsługi klienta.
• Masz osobę odpowiedzialną za operacje sprzedażowe, której zadaniem jest zarządzanie systemem.

Jeśli prawdziwe są dwa lub trzy z tych punktów, przejdź na szerszy CRM. Nasze poradniki o najlepszym CRM dla małej firmy i o cenach CRM to dobry punkt wyjścia do porównania. Do tego czasu dokładanie funkcji “na wszelki wypadek” głównie podnosi koszty.

Gdzie pasuje The Chat Quotient

The Chat Quotient to samodzielny CRM działający wewnątrz WhatsApp Web jako rozszerzenie do Chrome. Dla zespołu, który większość sprzedaży i obsługi prowadzi już w czatach WhatsApp, oznacza to jedną aplikację mniej do nauki: kontakt, notatki, przypomnienie i wizualna tablica lejka są obok rozmowy. Nie musisz kopiować numeru do innego narzędzia, żeby zapisać leada.

Bezpłatny plan Basic obejmuje do 20 leadów i jeden lejek, co wystarcza, by wypróbować nawyk, zanim zapłacisz. To nie jest dodatek do HubSpot, Salesforce ani Zoho i nie synchronizuje się z nimi. Nie obejmuje też e-mail marketingu, analityki czasu odpowiedzi zespołu ani kierowania czatów między członków zespołu, więc zespół, który tego potrzebuje, powinien rozejrzeć się za szerszym systemem.

Żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, przeczytaj samouczek WhatsApp CRM lub poradnik dla solopreneurów o prowadzeniu firmy przez WhatsApp albo zajrzyj na stronę WhatsApp CRM.