أنظمة CRM البسيطة للفرق الصغيرة: ما تحتاجه وما لا تحتاجه

ما الذي يجب أن يقوم به نظام CRM بسيط لفريق صغير، وما كلفة التعقيد غير الضروري، واختبار سريع لمعرفة متى يكفي نظام CRM الأساسي ومتى تكون قد تجاوزته.

معظم الفرق الصغيرة لا تفشل مع نظام CRM لأنها اختارت أداة ضعيفة. بل تفشل لأنها اختارت أداة ثقيلة، وأعدّت نصفها فقط، ثم عادت إلى جدول البيانات خلال شهر. إذا كان فريقك يضم من شخص إلى عشرة أشخاص، فالنظام البسيط هو عادةً نقطة البداية الأفضل. يعرض هذا الدليل الأمور القليلة التي يجب أن يؤديها، وما تكلفه التعقيدات الإضافية، وكيف تعرف أنك تجاوزته فعلاً.

ما الذي يجب أن يؤديه نظام CRM بسيط

نظام CRM البسيط هو نظام أساسي يؤدي عدداً قليلاً من المهام بإتقان ولا يعترض طريقك في كل ما عداها. بالنسبة لفريق صغير، القائمة قصيرة:

• جهات الاتصال. سجل واحد لكل شخص أو شركة، يتضمن الاسم ورقم الهاتف أو البريد الإلكتروني ومصدر وصوله إليك.
• الملاحظات. مكان تدوّن فيه ما قيل، حتى يتمكن أي عضو في الفريق من متابعة المحادثة دون أن يسأل.
• بضع مراحل في مسار المبيعات. من ثلاث إلى ست مراحل تكفي: جديد، قيد التواصل، تم إرسال عرض السعر، تمت الصفقة، خسرناها. إذا احتجت إلى رسم توضيحي لشرح مراحلك، فهي أكثر من اللازم.
• التذكيرات. تاريخ مرتبط بجهة اتصال ينبّهك إلى موعد المتابعة. هذه الميزة هي التي تعوّض معظم ثمن النظام، لأن المتابعات الفائتة هي المكان الذي تخسر فيه الفرق الصغيرة صفقاتها.
• عرض مشترك واحد. ينظر الجميع إلى القائمة نفسها، فلا يلاحق شخصان العميل المحتمل ذاته، ولا يفترض أحد أن غيره قد ردّ.

هذا هو الجوهر كاملاً. أما كل ما سواه (الكائنات المخصصة، والتوقعات، والمناطق، ومسارات الموافقات، ونماذج تقييم العملاء المحتملين) فاختياري، وكل واحد منها يضيف إعداداً تدفع ثمنه من وقتك.

كلفة التعقيد غير الضروري

نادراً ما يظهر التعقيد في صفحة الأسعار. إنه يظهر في سلوك الفريق.

وقت الإعداد. الأداة التي فيها حقول مخصصة وصلاحيات وقواعد أتمتة تحتاج إلى من يضبطها. وفي الفريق الصغير يكون هذا الشخص عادةً صاحب العمل، وفي عطلة نهاية الأسبوع.

التدريب. إذا احتاج الموظف الجديد إلى شرح خطوة بخطوة ليسجّل مكالمة، فسيتوقف عن تسجيل المكالمات. كل شاشة إضافية سبب جديد لعدم إدخال البيانات.

المقاعد غير المستخدمة. الدفع عن كل مستخدم لأشخاص لا يسجلون الدخول إلا مرتين في الربع يتراكم بسرعة. تحقق من عدد المقاعد النشطة في الشهر الماضي قبل تجديد أي اشتراك.

بيانات لا يُدخلها أحد. هذه أكبر كلفة. نظام CRM فيه عشرون حقلاً إلزامياً ينتهي بسجلات نصف مكتملة، ثم يفقد الناس ثقتهم بالبيانات، ثم يتوقفون عن استخدامه. أداة صغيرة بخمسة حقول تُملأ دائماً أفضل من أداة كبيرة بأربعين حقلاً لا تُملأ.

تذكّر هذا عندما تصادف عبارة “CRM واحد” التي تُستخدم للدلالة على مكان واحد يضم كل شيء عن عملائك. الفكرة جيدة: قائمة واحدة، وسجل واحد، ومصدر واحد للحقيقة. لكنها لا تنجح إلا إذا كان النظام خفيفاً بما يكفي ليواظب الناس على تحديثه فعلاً.

اختبار “البسيط يكفي”

مرّ على هذه الأسئلة. إذا أجبت بنعم عن معظمها، فسيخدمك نظام CRM بسيط جيداً.

1. هل يستطيع شخص واحد شرح عملية المبيعات كاملة في أقل من دقيقة؟
2. هل لديك أقل من بضع مئات من العملاء المحتملين النشطين في وقت واحد؟
3. هل تمر جميع الصفقات تقريباً بالخطوات نفسها؟
4. هل أهم ما تحتاج إلى معرفته هو “من أتابع معه اليوم”؟
5. هل تحتاج فقط إلى إحصاء أساسي للصفقات الرابحة والخاسرة، لا إلى تقارير مفصلة؟

علامات تدل على أنك تجاوزته

تتوقف الأداة البسيطة عن الكفاية عند نقاط محددة وواضحة. انتبه لما يلي:

• تحتاج منتجات أو أنواع عملاء مختلفة إلى مسارات وقواعد مختلفة.
• تحتاج إلى موافقات، مثل أن يعتمد المدير الخصومات.
• تبدأ أسئلة التقارير بالأهمية: الإيرادات حسب المصدر، وحسب المندوب، وحسب الشهر، مع السجل التاريخي.
• تحتاج إلى أن يتبادل النظام البيانات مع المحاسبة أو التسويق عبر البريد الإلكتروني أو مكتب الدعم.
• لديك مسؤول مخصص لعمليات المبيعات وظيفته إدارة النظام.

إذا انطبق اثنان أو ثلاثة من هذه الأمور، فانتقل إلى نظام CRM أوسع. دليلانا عن أفضل CRM للأعمال الصغيرة وأسعار CRM مكان جيد لبدء المقارنة. وإلى ذلك الحين، فإن إضافة ميزات “تحسباً” يزيد التكلفة في الغالب.

أين يندرج The Chat Quotient

The Chat Quotient نظام CRM مستقل يعمل داخل WhatsApp Web كإضافة لمتصفح Chrome. وبالنسبة لفريق يقوم بمعظم مبيعاته ودعمه عبر محادثات WhatsApp، فإن هذا يغنيه عن تعلم تطبيق منفصل: جهة الاتصال والملاحظات والتذكير ولوحة مرئية لمسار المبيعات كلها بجوار المحادثة. ولا تحتاج إلى نسخ رقم إلى أداة أخرى لتسجيل عميل محتمل.

تغطي الخطة المجانية Basic ما يصل إلى 20 عميلاً محتملاً ومساراً واحداً، وهذا كافٍ لتجربة العادة قبل أن تدفع. وهو ليس إضافة لـ HubSpot أو Salesforce أو Zoho ولا يتزامن معها. كما أنه لا يغطي التسويق عبر البريد الإلكتروني ولا تحليلات زمن استجابة الفريق ولا توجيه المحادثات بين أعضاء الفريق، لذا ينبغي للفريق الذي يحتاج إلى ذلك أن ينظر في نظام أوسع.

لمعرفة كيف يعمل عملياً، اقرأ شرح CRM على WhatsApp أو دليل رائد الأعمال المنفرد لإدارة عمله على WhatsApp، أو تصفح صفحة CRM على WhatsApp.