Простая CRM для небольших команд: что нужно, а что лишнее

Что должна уметь простая CRM для небольшой команды, во что обходится лишняя сложность и быстрый тест: когда хватит базовой CRM-системы, а когда вы из нее уже выросли.

Небольшие команды редко проваливают внедрение CRM из-за слабого инструмента. Чаще они выбирают тяжелый, настраивают его наполовину и через месяц возвращаются к таблице. Если у вас от одного до десяти человек, простая CRM обычно лучшая отправная точка. В этом руководстве перечислено то немногое, что она должна уметь, во что обходится лишняя сложность и как понять, что вы действительно переросли простой инструмент.

Что должна уметь простая CRM

Простая CRM это базовая CRM-система, которая хорошо делает несколько задач и не мешает во всем остальном. Для небольшой команды список короткий:

• Контакты. Одна карточка на человека или компанию: имя, телефон или email и источник, откуда он пришел.
• Заметки. Место, где записано, о чем говорили, чтобы любой в команде мог продолжить разговор, ничего не спрашивая.
• Несколько этапов воронки. От трех до шести вполне достаточно: новый, в переговорах, отправлено предложение, выиграно, проиграно. Если для объяснения этапов нужна схема, их слишком много.
• Напоминания. Дата, привязанная к контакту, которая подсказывает, когда вернуться к клиенту. Именно эта функция окупает большую часть CRM, ведь небольшие команды теряют сделки из-за пропущенных повторных контактов.
• Общий вид для всех. Все смотрят на один и тот же список, поэтому двое не гонятся за одним лидом, и никто не думает, что ответил кто-то другой.

Это и есть ядро. Все остальное (пользовательские объекты, прогнозирование, территории, цепочки согласований, модели скоринга лидов) необязательно, и за каждый пункт вы платите временем на настройку.

Во что обходится лишняя сложность

Сложность редко видна на странице с ценами. Она проявляется в поведении команды.

Время на настройку. Инструмент с пользовательскими полями, правами доступа и правилами автоматизации кто-то должен настроить. В небольшой команде этим обычно занимается владелец, и делает он это в выходные.

Обучение. Если новому сотруднику нужна инструкция, чтобы записать звонок, он не будет записывать звонки. Каждый лишний экран это повод не вносить данные.

Неиспользуемые места. Плата за каждого пользователя, который заходит в систему дважды за квартал, быстро накапливается. Перед любым продлением проверьте, сколько мест были активны в прошлом месяце.

Данные, которые никто не вносит. Это самая большая потеря. В CRM с двадцатью обязательными полями карточки заполняются наполовину, потом люди перестают доверять данным, а потом и пользоваться системой. Небольшой инструмент с пятью всегда заполненными полями лучше большого, где из сорока полей заполнены единицы.

Помните об этом, когда видите выражение «единая CRM», то есть одно место, где хранится все о ваших клиентах. Идея хорошая: один список, одна история, один источник правды. Но работает она только тогда, когда система достаточно легкая, чтобы ее действительно поддерживали в актуальном состоянии.

Тест: достаточно ли простой CRM

Пройдитесь по этим вопросам. Если на большинство вы ответите «да», простая CRM вам подойдет.

1. Может ли один человек объяснить весь ваш процесс продаж меньше чем за минуту?
2. Бывает ли у вас одновременно меньше нескольких сотен активных лидов?
3. Проходят ли все сделки примерно одни и те же шаги?
4. Главное, что вам нужно знать: «кому сегодня написать повторно»?
5. Нужен ли вам лишь простой подсчет выигранных и проигранных сделок, без подробных отчетов?

Признаки того, что вы переросли простую CRM

Простого инструмента перестает хватать в конкретные, заметные моменты. Следите за такими признаками:

• Разным продуктам или типам клиентов нужны разные воронки и разные правила.
• Нужны согласования, например руководитель должен утверждать скидки.
• Появляются вопросы к отчетности: выручка по источникам, по менеджерам, по месяцам, с историей.
• Нужно, чтобы CRM обменивалась данными с бухгалтерией, email-рассылками или службой поддержки.
• У вас есть отдельный специалист по операционной работе отдела продаж, который управляет системой.

Если верны два-три пункта, переходите на более широкую CRM. Наши руководства о лучшей CRM для малого бизнеса и о ценах на CRM помогут начать сравнение. А пока добавлять функции «на всякий случай» в основном значит увеличивать расходы.

Где место The Chat Quotient

The Chat Quotient это самостоятельная CRM, которая работает внутри WhatsApp Web как расширение для Chrome. Если ваша команда большую часть продаж и поддержки ведет в чатах WhatsApp, не нужно осваивать отдельное приложение: контакт, заметки, напоминание и визуальная доска воронки находятся рядом с перепиской. Не нужно копировать номер в другой инструмент, чтобы записать лид.

Бесплатный тариф Basic включает до 20 лидов и одну воронку, этого хватит, чтобы попробовать привычку до оплаты. Это не дополнение к HubSpot, Salesforce или Zoho, и синхронизации с ними нет. Также он не охватывает email-рассылки, аналитику времени ответа команды и распределение чатов между сотрудниками, поэтому команде, которой это нужно, стоит посмотреть на более широкую систему.

Чтобы увидеть, как это работает на практике, прочитайте руководство по WhatsApp CRM или руководство для соло-предпринимателя по ведению бизнеса в WhatsApp, либо загляните на страницу WhatsApp CRM.