Sie suchen eine Kundenverwaltungssoftware oder Klientenverwaltungssoftware für ein Kleinunternehmen? Hier erfahren Sie, was ein Kundenverwaltungssystem leisten sollte, wie es sich von einem CRM unterscheidet und wie Sie das richtige auswählen.
Die meisten Inhaber kleiner Unternehmen suchen nicht gezielt nach einem CRM. Sie suchen etwas Einfacheres: eine Möglichkeit, den Überblick über Kunden oder Klienten zu behalten, damit nichts durchrutscht. Wenn das auf Sie zutrifft, erklärt dieser Leitfaden, was Kundenverwaltungssoftware leisten sollte, worin sich Klientenverwaltung und Kundenverwaltung unterscheiden und wie Sie eine Kundenverwaltungs-App auswählen, ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nie öffnen werden.
Gehen Sie von den Problemen aus, nicht von der Produktkategorie. Ein kleines Unternehmen muss in der Regel schnell diese Fragen beantworten können:
Jedes Kundenverwaltungssystem, das diese vier Dinge an einem Ort abdeckt, erfüllt seinen Zweck. Alles andere ist ein Bonus.
Fast, aber nicht ganz. “CRM” (Customer Relationship Management) ist die förmliche Bezeichnung für Software, die Kundendaten speichert und die Beziehung über die Zeit verfolgt. Die meiste Kundenverwaltungssoftware ist ein CRM unter schlichterem Namen. Der Unterschied liegt vor allem im Umfang:
Jedes Bedürfnis lässt sich einem CRM-Begriff zuordnen:
| Was Sie sagen | Der CRM-Begriff |
|---|---|
| ”Klientendaten an einem Ort halten” | Kontaktdatensätze |
| ”Sehen, was wir zuvor besprochen haben” | Interaktionsverlauf und Notizen |
| ”Erinnere mich ans Nachfassen” | Aufgaben und Erinnerungen |
| ”Wissen, wer kurz vor dem Kauf steht” | Pipeline oder Deal-Phasen |
| ”Alte Kunden zurückholen” | Segmente und Nachverfolgung von Folgegeschäft |
Wenn Ihre Liste klein ist und der Großteil Ihrer Arbeit aus den ersten drei Zeilen besteht, brauchen Sie die schlanke Variante. Wenn mehrere Personen sich Kunden teilen und Sie Deals mit unterschiedlichen Werten verfolgen, brauchen Sie zusätzlich eine Pipeline.
Die Begriffe überschneiden sich, aber die Arbeit sieht unterschiedlich aus.
Klientenverwaltungssoftware passt zu Dienstleistungsunternehmen: Berater, Agenturen, Praxen, Nachhilfelehrer, Freelancer. Die Beziehung ist langfristig, daher zählen die Historie mit jedem Klienten, anstehende Termine oder Lieferergebnisse und eine Dokumentation dessen, was vereinbart wurde.
Kundenverwaltungssoftware passt zu Unternehmen, die Produkte verkaufen. Die Beziehung ist oft kürzer und transaktionaler, daher zählen Bestellverlauf, Wiederholungskäufe und die Möglichkeit, die richtigen Kunden zu erreichen, wenn Sie etwas Neues anbieten.
Viele kleine Unternehmen sind eine Mischung aus beidem. Wählen Sie ein Tool mit flexiblen Datensätzen (eigene Felder, Notizen, Tags), die zu beiden Fällen passen.
Halten Sie die Checkliste kurz:
Für viele kleine Unternehmen ist die Kundenbeziehung der WhatsApp-Chat. Bestellungen, Fragen, Angebote und Nachfassaktionen finden alle dort statt. Der übliche Notbehelf ist, Details in eine Tabelle zu kopieren, was funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.
The Chat Quotient ist ein eigenständiges CRM, das als Chrome-Erweiterung in WhatsApp Web läuft, sodass der Kundendatensatz direkt neben der Unterhaltung steht. Sie können Kontakte mit geschäftlichen Feldern speichern, jedem Chat Notizen und Erinnerungen hinzufügen und Leads in einer Kanban-Pipeline verfolgen. Erinnerungen werden als WhatsApp-Nachricht gesendet, auch wenn WhatsApp Web nicht geöffnet ist. Es funktioniert mit Ihrer bestehenden WhatsApp-Nummer, ohne Antrag für die Business API und ohne neue Nummer. Einen Gesamtüberblick finden Sie in der Übersicht zum WhatsApp CRM oder im Leitfaden zur Verwaltung von Kontakten in WhatsApp Web.
Es gibt einen kostenlosen Basic-Tarif (bis zu 20 Leads und 1 Pipeline), und bei den kostenpflichtigen Tarifen beginnen Sie mit einer kostenlosen Testphase. Die aktuellen Grenzen finden Sie auf der Preisseite.
Es ist nicht für jeden die richtige Wahl. Es läuft auf einem Computer in Chrome, verwaltet jede WhatsApp-Nummer separat und synchronisiert sich nicht mit HubSpot, Salesforce, Zoho oder einem anderen CRM. Wenn die meisten Ihrer Kunden Sie per E-Mail oder Telefon kontaktieren, ist ein Allzweck-Tool die bessere Wahl.
Notieren Sie, wo Ihre letzten zehn Kunden Sie zum ersten Mal kontaktiert haben und wo Sie am meisten mit ihnen gesprochen haben. Wählen Sie ein Tool, das genau dort sitzt. Testen Sie es dann zwei Wochen lang mit echten Kunden, bevor Sie alle Ihre Daten übertragen.
Wenn Sie Support oder Vertrieb überwiegend über WhatsApp betreiben, gehen die Beiträge WhatsApp CRM für den Kundensupport und Ein Unternehmen auf WhatsApp als Solopreneur führen tiefer auf den Arbeitsalltag ein.
Fügen Sie die Chrome-Erweiterung hinzu und transformieren Sie die Art und Weise, wie Sie WhatsApp-Konversationen für Ihr Unternehmen verwalten.
