Software de Gestão de Clientes para Pequenas Empresas: O Que Ele Deve Fazer

Procurando um software de gestão de clientes para sua pequena empresa? Veja o que um sistema de gestão de clientes deve fazer, como ele se diferencia de um CRM e como escolher.

A maioria dos donos de pequenas empresas não sai procurando um CRM. Eles buscam algo mais simples: uma forma de acompanhar clientes para que nada se perca. Se esse é o seu caso, este guia explica o que um software de gestão de clientes deve fazer, como a gestão de clientes de serviços difere da gestão de clientes de produtos e como escolher um aplicativo de gestão de clientes sem pagar por recursos que você nunca vai abrir.

O que um software de gestão de clientes deve fazer

Comece pelos problemas, não pela categoria do produto. Uma pequena empresa geralmente precisa responder a estas perguntas rapidamente:

• Quem é esta pessoa? Nome, telefone, email, empresa e de onde veio, salvos uma única vez e fáceis de encontrar.
• O que aconteceu da última vez? Conversas, pedidos ou compromissos anteriores, e qualquer anotação sobre o que importa para ela.
• Qual é o próximo passo? Uma data de acompanhamento, um orçamento em aberto ou uma entrega pendente, para que o próximo passo não exista só na sua cabeça.
• Ela vai voltar? Uma forma de identificar clientes recorrentes e pessoas que sumiram.

Qualquer sistema de gestão de clientes que cubra essas quatro coisas em um só lugar está cumprindo seu papel. Todo o resto é um bônus.

Software de gestão de clientes é o mesmo que um CRM?

Parecido, mas não idêntico. “CRM” (gestão de relacionamento com o cliente) é o nome formal do software que armazena registros de clientes e acompanha o relacionamento ao longo do tempo. A maioria dos softwares de gestão de clientes é um CRM com um nome mais simples. A diferença está principalmente na escala:

• Ferramentas de gestão de clientes focam em registros, histórico e lembretes. São leves e rápidas de configurar.
• Plataformas de CRM completas acrescentam funis de negócios, previsões, automação de marketing e relatórios. São poderosas e levam tempo para configurar.

Cada necessidade corresponde a um conceito de CRM:

O que você diz	O termo de CRM
”Manter os dados dos clientes em um só lugar”	Registros de contatos
”Ver o que conversamos antes”	Histórico de interações e notas
”Me lembrar de fazer o acompanhamento”	Tarefas e lembretes
”Saber quem está prestes a comprar”	Funil ou etapas de negócio
”Reconquistar clientes antigos”	Segmentos e acompanhamento de recompra

Se a sua lista é pequena e a maior parte do seu trabalho está nas três primeiras linhas, você precisa da versão leve. Se várias pessoas compartilham clientes e você acompanha negócios de valores diferentes, também precisa de um funil.

Gestão de clientes de serviços vs. gestão de clientes de produtos

As palavras se sobrepõem, mas o formato do trabalho é diferente.

O software de gestão de clientes de serviços serve a empresas prestadoras de serviço: consultores, agências, clínicas, professores particulares, freelancers. O relacionamento é contínuo, então o que importa é o histórico com cada cliente, os próximos compromissos ou entregas e o registro do que foi combinado.

O software de gestão de clientes de produtos serve a empresas que vendem produtos. O relacionamento costuma ser mais curto e transacional, então o que importa é o histórico de pedidos, as compras recorrentes e poder falar com os clientes certos quando você tem uma novidade.

Muitas pequenas empresas são uma mistura dos dois. Escolha uma ferramenta cujos registros sejam flexíveis o bastante (campos personalizados, notas, etiquetas) para servir a ambos.

O que procurar em um aplicativo de gestão de clientes

Mantenha a lista curta:

1. Ele fica onde você já trabalha. O melhor sistema é aquele que você realmente atualiza. Se seus clientes falam com você por email, a ferramenta deve ficar perto do email. Se falam pelo WhatsApp, deve ficar perto do WhatsApp.
2. A configuração leva uma tarde, não um mês. Desconfie de qualquer coisa que exija um administrador.
3. Lembretes que você não consegue ignorar. Uma data de acompanhamento só serve se algo avisar você naquele dia.
4. Busca e filtros. Você deve encontrar “todos com quem conversei semana passada” em segundos.
5. Um preço compatível com o seu tamanho. Confira os limites do plano gratuito (leads, usuários, recursos) antes de se comprometer. Um software gratuito de gestão de clientes é ótimo para começar, desde que você saiba onde estão seus limites.
6. Espaço para crescer. Talvez você não precise de um funil hoje. Garanta que dê para adicionar um depois sem migrar tudo.

Quando seus clientes estão no WhatsApp

Para muitas pequenas empresas, o relacionamento com o cliente é a conversa no WhatsApp. Pedidos, dúvidas, orçamentos e acompanhamentos acontecem ali. O jeito mais comum de contornar isso é copiar os dados para uma planilha, o que funciona até deixar de funcionar.

O The Chat Quotient é um CRM independente que roda dentro do WhatsApp Web como extensão do Chrome, então o registro do cliente fica ao lado da conversa. Você pode salvar contatos com campos de negócio, adicionar notas e lembretes a cada conversa e acompanhar leads em um funil kanban. Os lembretes são enviados como mensagem de WhatsApp mesmo quando o WhatsApp Web não está aberto. Funciona com o seu número de WhatsApp atual, sem pedido de acesso à API Business e sem número novo. Veja a visão geral do CRM para WhatsApp para o panorama completo, ou o guia sobre como gerenciar contatos no WhatsApp Web.

Ele tem um plano Basic gratuito (até 20 leads e 1 funil), e os planos pagos começam com um período de teste gratuito. Consulte a página de preços para ver os limites atuais.

Não é a escolha certa para todo mundo. Ele roda em um computador, no Chrome, trata cada número de WhatsApp separadamente e não sincroniza com HubSpot, Salesforce, Zoho nem com qualquer outro CRM. Se a maioria dos seus clientes fala com você por email ou telefone, uma ferramenta de uso geral vai atender melhor.

Uma forma simples de decidir

Anote onde seus últimos dez clientes entraram em contato pela primeira vez e onde você mais conversou com eles. Escolha uma ferramenta que esteja nesse lugar. Depois teste por duas semanas com clientes reais antes de migrar todos os seus dados.

Se você cuida de suporte ou vendas principalmente pelo WhatsApp, os posts sobre CRM para WhatsApp no atendimento ao cliente e como gerenciar um negócio no WhatsApp sendo solopreneur aprofundam o dia a dia do fluxo de trabalho.