Sales-CRM-Software: Funktionen, die Vertriebsteams wirklich brauchen

Welche Sales-CRM-Funktionen helfen einem kleinen Team beim Abschluss von Deals, und welche können warten? Eine praktische Liste mit Pflicht, später sinnvoll und vorerst überspringen für Leads, Pipelines und Nachfassaktionen.

Die meisten Sales-CRM-Programme sind für Unternehmen mit einer Vertriebsabteilung gebaut. Wenn drei oder fünf Personen verkaufen, ist das ein Problem. Sie zahlen für Dutzende Funktionen, nutzen davon vier, und die übrigen machen das Tool so schwerfällig, dass niemand es pflegt.

Dieser Leitfaden ordnet Sales-CRM-Funktionen danach, wie stark sie einem kleinen Team beim Abschluss von Deals helfen. Jede landet in einer Kategorie: Pflicht, später sinnvoll oder vorerst überspringen.

Wofür ein Sales-CRM da ist

Ein Sales-CRM beantwortet drei Fragen, ohne dass jemand einen Kollegen fragen muss: Mit wem sprechen wir, was passiert als Nächstes mit diesem Kontakt und welche Deals werden wahrscheinlich abgeschlossen? Wenn ein Tool diese Antworten nicht schneller liefert, ist es nur zusätzlicher Aufwand.

Darin liegt der Unterschied zwischen einem Sales-CRM und einer einfachen Kontaktliste. Eine Kontaktliste speichert Personen. Ein Sales-CRM speichert Personen und den Stand jedes Deals.

Pflichtfunktionen

Diese Funktionen entscheiden darüber, ob das CRM überhaupt genutzt wird.

1. Schnelle Lead-Erfassung

Ein Lead, dessen Erfassung zwei Minuten dauert, wird oft gar nicht erfasst. Achten Sie auf eine Möglichkeit, einen Lead direkt dort anzulegen, wo das Gespräch ohnehin stattfindet, mit wenigen Feldern: Name, Kontakt, Quelle und Wunsch. Alles Weitere kann später ergänzt werden.

2. Sichtbare Pipeline-Phasen

Eine Pipeline ist die Liste der Phasen, die ein Deal durchläuft, zum Beispiel Neu, Kontaktiert, Angebot und Gewonnen oder Verloren. Eine Board-Ansicht macht festhängende Deals auf einen Blick sichtbar. Halten Sie es bei fünf oder sechs Phasen. Bei mehr Phasen werden sich die Leute irgendwann nicht mehr einig, in welcher Phase ein Deal steht.

3. Erinnerungen für Nachfassaktionen

Die meisten Deals gehen durch Schweigen verloren, nicht durch ein Nein. Eine Erinnerung, die an einen Lead gebunden ist („Angebot morgen um 10 Uhr senden“), ist für ein kleines Team die nützlichste Funktion überhaupt, weil sie Haftnotizen und das Gedächtnis ersetzt.

4. Notizen zu jedem Lead

Besprochener Preis, geäußerter Einwand, Name des Entscheiders. Mit Notizen kann jeder Teamkollege den Faden aufnehmen, ohne Sie fragen zu müssen, was gesagt wurde.

5. Deal-Wert und Priorität

Ein Wert und eine Prioritätsangabe helfen dabei, zuerst die größten und vielversprechendsten Deals zu bearbeiten. Ohne sie wirkt jeder Lead gleich wichtig, und dann ist keiner davon wirklich wichtig.

Später sinnvoll

Ergänzen Sie diese Funktionen, sobald die Grundlagen zur Gewohnheit geworden sind und genug Deals vorhanden sind, die sie brauchen.

• Prognosen. Eine Prognose addiert Deal-Werte, gewichtet nach Phase. Sie ist nur mit einigen Dutzend Deals in der Historie aussagekräftig. Fangen Sie daher mit einer einfachen Summe des offenen Deal-Werts je Phase an.
• Mehrere Pipelines. Nützlich, wenn Sie zwei verschiedene Angebote mit unterschiedlichen Schritten verkaufen, etwa eine Dienstleistung und ein Produkt.
• Berichte und Exporte. Nötig für monatliche Auswertungen und für die Weitergabe von Daten an Buchhalter oder Vorgesetzte.
• Lead-Quellen. Wenn Sie erfassen, woher Leads kommen, sehen Sie, in welche Kanäle sich Ausgaben lohnen, sobald Sie genug Volumen zum Vergleichen haben.
• Leads zwischen Teammitgliedern übergeben. Wenn mehr als eine Person verkauft, braucht jeder Lead einen klaren Verantwortlichen. Legen Sie zuerst die Regel fest (wer übernimmt welchen Lead) und halten Sie sie dann im Tool fest. Nicht jedes CRM kann Leads automatisch zuweisen, prüfen Sie das also, bevor Sie kaufen.

Vorerst überspringen

Für ein kleines Team kosten diese Funktionen Einrichtungszeit und bringen wenig.

• Komplexe Automatisierungs-Builder. Verzweigte Workflows sind verlockend, und sie brechen stillschweigend. Erledigen Sie Nachfassaktionen von Hand, bis Sie wissen, welche Schritte sich wiederholen.
• Benutzerdefinierte Objekte und umfangreiche Feldanpassungen. Zehn Pflichtfelder bei jedem Lead garantieren leere Datensätze.
• Gebietsverwaltung und Quotenverfolgung. Dafür sind große Organisationen gebaut.
• Predictive Scoring. Ein Modell braucht eine Historie, die eine kleine Pipeline nicht hat. Ein einfaches Label wie Heiß, Warm oder Kalt, basierend auf dem, was der Kunde gesagt hat, funktioniert besser.
• Tools für die Verwaltung eines Marketing-Funnels. Nützlich für Marketingteams, nicht für ein Vertriebsteam, das Gespräche abschließt.

Ein einfacher Test vor dem Kauf

Lassen Sie eine echte Woche Leads durch das Tool laufen. Messen Sie, wie lange es dauert, einen Lead anzulegen, eine Erinnerung zu setzen und festhängende Deals zu finden. Wenn einer dieser Schritte länger als eine Minute dauert, kehrt das Team zu Chat-Verläufen und Tabellen zurück.

Fragen Sie außerdem, was das CRM macht, wenn Ihre Verkäufe in einer Messaging-App stattfinden. Lautet die Antwort „Chat kopieren und einfügen“, werden die Daten veralten.

Wo The Chat Quotient passt

Wenn Ihr Team über WhatsApp verkauft, ist The Chat Quotient ein eigenständiges Sales-CRM, das als Chrome-Erweiterung direkt in WhatsApp Web läuft. Es ist kein Add-on für HubSpot, Salesforce, Zoho oder ein anderes CRM und synchronisiert sich nicht mit ihnen. Alles liegt direkt neben dem Chat.

Zugeordnet zur obigen Liste:

• Lead-Erfassung. Legen Sie einen Lead aus dem laufenden Chat an. Die KI kann den Chat auf Anfrage lesen und den Lead (Titel, Phase, Priorität und Wert) zur Prüfung und Übernahme vorschlagen.
• Pipeline. Ein Kanban-Board mit mehreren Pipelines und einer Hervorhebung kalter Leads, damit festhängende Deals auffallen.
• Nachfassaktionen. Notizen, Aufgaben und Erinnerungen pro Lead. Erinnerungen kommen als WhatsApp-Nachricht an, auch wenn WhatsApp Web nicht geöffnet ist.
• Dashboard und Exporte. Ein Insights-Dashboard für Ihre Pipelines sowie Import und Export von Deals für Berichte.

Es gibt Grenzen. The Chat Quotient weist Chats und Leads Teammitgliedern nicht automatisch zu, und es gibt keine Team-Leistungsberichte wie Antwortzeiten. Wenn Sie diese brauchen, sollten Sie das einplanen. Die Preise beginnen mit einem kostenlosen Basic-Tarif für bis zu 20 Leads. Die kostenpflichtigen Tarife finden Sie auf der Preisseite.

Um den Ablauf in der Praxis zu sehen, lesen Sie, wie Sie eine Vertriebspipeline direkt in WhatsApp aufbauen, wie Vertriebsteams ein WhatsApp-CRM nutzen und wie das WhatsApp-Verkaufs-Dashboard Ihre Zahlen verfolgt. Die Funktionsübersicht finden Sie auf der WhatsApp-CRM-Seite.