¿Qué funciones de un CRM de ventas ayudan a un equipo pequeño a cerrar negocios y cuáles pueden esperar? Una lista práctica de imprescindibles, útiles más adelante y las que conviene omitir por ahora para gestionar leads, pipelines y seguimientos.
La mayoría del software de CRM para ventas está pensado para empresas con un equipo de operaciones comerciales. Si vendes con tres o cinco personas, eso es un problema. Pagas por decenas de funciones, usas cuatro, y las que no usas hacen que la herramienta pese tanto que nadie la actualiza.
Esta guía ordena las funciones de un CRM de ventas según cuánto ayudan a un equipo pequeño a cerrar negocios. Cada una cae en una categoría: imprescindible, útil más adelante o omitir por ahora.
Un CRM de ventas responde tres preguntas sin que nadie tenga que preguntarle a un compañero: con quién estamos hablando, qué sigue con esa persona y qué negocios tienen probabilidades de cerrarse. Si una herramienta no hace esas respuestas más rápidas, es un gasto de tiempo.
Esa es la diferencia entre un CRM de ventas y una simple lista de contactos. Una lista de contactos guarda personas. Un CRM de ventas guarda personas y el estado de cada negocio.
Estas son las funciones que deciden si el CRM se usa o no.
Un lead que tarda dos minutos en registrarse es un lead que no se registra. Busca una forma de crear un lead desde el lugar donde ya ocurre la conversación, con pocos campos: nombre, contacto, origen y lo que busca. Todo lo demás puede añadirse después.
Un pipeline es la lista de etapas por las que pasa un negocio, como Nuevo, Contactado, Presupuestado y Ganado o Perdido. Una vista de tablero hace evidentes, de un vistazo, los negocios estancados. Mantenlo en cinco o seis etapas. Si hay más, la gente deja de ponerse de acuerdo sobre en qué etapa está cada negocio.
La mayoría de los negocios se pierden por el silencio, no por un “no”. Un recordatorio vinculado a un lead (“enviar el presupuesto mañana a las 10”) es la función más útil para un equipo pequeño, porque reemplaza las notas adhesivas y la memoria.
Precio discutido, objeción planteada, nombre de quien toma la decisión. Las notas permiten que cualquier compañero retome la conversación sin tener que preguntarte qué se dijo.
Un valor y una etiqueta de prioridad te permiten trabajar primero los negocios más grandes y más cálidos. Sin ellos, todos los leads parecen igual de importantes, y eso significa que ninguno lo es.
Añade estas cuando los básicos ya sean un hábito y tengas suficientes negocios como para necesitarlas.
Para un equipo pequeño, estas funciones cuestan tiempo de configuración y devuelven poco.
Pasa una semana real de leads por la herramienta. Mide cuánto tardas en añadir un lead, en programar un recordatorio y en ver qué negocios están atascados. Si alguna de esas acciones supera un minuto, el equipo volverá a los chats y a las hojas de cálculo.
Pregunta también qué hace el CRM cuando tus ventas ocurren en una aplicación de mensajería. Si la respuesta es “copiar y pegar la conversación”, los datos quedarán desactualizados.
Si tu equipo vende por WhatsApp, The Chat Quotient es un CRM de ventas independiente que funciona dentro de WhatsApp Web como extensión de Chrome. No es un complemento de HubSpot, Salesforce, Zoho ni de ningún otro CRM, y no se sincroniza con ellos. Todo vive junto al chat.
Relacionado con la lista anterior:
Tiene límites. The Chat Quotient no asigna chats ni leads a los compañeros de forma automática, y no ofrece informes de rendimiento del equipo, como tiempos de respuesta. Si los necesitas, tenlo en cuenta. El precio empieza con un plan Básico gratuito para hasta 20 leads, y los planes de pago aparecen en la página de precios.
Para ver el flujo de trabajo en la práctica, lee cómo crear un pipeline de ventas directamente en WhatsApp, cómo usan los equipos de ventas un CRM de WhatsApp y cómo el panel de ventas de WhatsApp hace seguimiento de tus números. La descripción general de funciones está en la página de CRM de WhatsApp.
Agrega la extensión de Chrome y transforma cómo gestionas las conversaciones de WhatsApp para tu negocio.
