Software de CRM de Vendas: Recursos que as Equipes de Vendas Realmente Precisam

Quais recursos de CRM de vendas ajudam uma equipe pequena a fechar negócios, e quais podem esperar? Uma lista prática de imprescindíveis, úteis depois e para deixar de lado, sobre tratamento de leads, funis e acompanhamentos.

A maioria dos softwares de CRM de vendas é feita para empresas que têm uma equipe de operações comerciais. Se você tem três ou cinco pessoas vendendo, isso é um problema. Você paga por dezenas de recursos, usa quatro, e os que ficam de fora tornam a ferramenta tão pesada que ninguém a atualiza.

Este guia classifica os recursos de CRM de vendas pelo quanto ajudam uma equipe pequena a fechar negócios. Cada um se encaixa em uma categoria: imprescindível, útil depois ou para deixar de lado por enquanto.

Para que serve um CRM de vendas

Um CRM de vendas responde a três perguntas sem que ninguém precise perguntar a um colega: com quem estamos conversando, o que acontece em seguida com essa pessoa e quais negócios têm chance de fechar. Se a ferramenta não torna essas respostas mais rápidas, ela é apenas custo extra.

É aí que está a diferença entre um CRM de vendas e uma simples lista de contatos. Uma lista de contatos guarda pessoas. Um CRM de vendas guarda as pessoas e a situação de cada negócio.

Recursos imprescindíveis

São os recursos que decidem se o CRM será usado de fato.

1. Captura rápida de leads

Um lead que leva dois minutos para ser cadastrado é um lead que não será cadastrado. Procure uma forma de criar um lead a partir do lugar onde a conversa já acontece, com poucos campos: nome, contato, origem e o que a pessoa quer. O restante pode ser adicionado depois.

2. Etapas de funil visíveis

Um funil é a lista de etapas pelas quais um negócio passa, como Novo, Contatado, Orçado e Ganho ou Perdido. Uma visão em quadro deixa os negócios parados evidentes de imediato. Mantenha entre cinco e seis etapas. Com mais do que isso, as pessoas deixam de concordar sobre em qual etapa um negócio está.

3. Lembretes de acompanhamento

A maioria dos negócios se perde por silêncio, não por um “não”. Um lembrete vinculado a um lead (“enviar o orçamento amanhã às 10h”) é o recurso mais útil para uma equipe pequena, porque substitui os bilhetes adesivos e a memória.

4. Anotações em cada lead

Preço discutido, objeção levantada, nome da pessoa que decide. As anotações permitem que qualquer colega retome a conversa sem precisar perguntar a você o que foi dito.

5. Valor e prioridade do negócio

Um valor e um rótulo de prioridade permitem trabalhar primeiro os negócios maiores e mais aquecidos. Sem isso, todos os leads parecem igualmente importantes, e então nenhum deles é tratado como tal.

Úteis depois

Adicione estes recursos quando o básico já virar hábito e você tiver negócios suficientes para precisar deles.

• Previsão. A previsão soma o valor dos negócios ponderado por etapa. Ela só tem utilidade com algumas dezenas de negócios no histórico, então comece com um total simples do valor dos negócios em aberto por etapa.
• Vários funis. Útil quando você vende duas coisas diferentes com etapas distintas, como um serviço e um produto.
• Relatórios e exportações. Necessários para as revisões mensais e para entregar os dados a um contador ou a um gestor.
• Origem dos leads. Acompanhar de onde vêm os leads mostra em qual canal vale investir, quando você tiver volume suficiente para comparar.
• Repasse de leads entre colegas. Quando mais de uma pessoa vende, é preciso um responsável claro por cada lead. Combine a regra primeiro (quem atende qual lead) e depois use a ferramenta para registrá-la. Nem todo CRM consegue atribuir leads automaticamente, então verifique isso antes de comprar.

Para deixar de lado por enquanto

Para uma equipe pequena, estes recursos custam tempo de configuração e retornam pouco.

• Construtores de automação complexos. Fluxos de trabalho com muitas ramificações são tentadores, e costumam falhar sem que ninguém perceba. Faça os acompanhamentos manualmente até descobrir quais passos se repetem.
• Objetos personalizados e muita customização de campos. Dez campos obrigatórios em cada lead garantem registros em branco.
• Gestão de territórios e controle de metas. Foram criados para grandes organizações.
• Pontuação preditiva. Um modelo precisa de um histórico que um funil pequeno não tem. Um rótulo simples de Quente, Morno ou Frio, baseado no que o cliente disse, funciona melhor.
• Ferramentas para gerenciar um funil de marketing. São úteis para equipes de marketing, não para uma equipe de vendas que fecha conversas.

Um teste simples antes de se comprometer

Passe uma semana real de leads pela ferramenta. Meça quanto tempo leva para cadastrar um lead, definir um lembrete e ver quais negócios estão travados. Se qualquer uma dessas ações levar mais de um minuto, a equipe voltará às conversas de chat e às planilhas.

Pergunte também o que o CRM faz quando suas vendas acontecem em um aplicativo de mensagens. Se a resposta for “copie e cole a conversa”, os dados ficarão desatualizados.

Onde o The Chat Quotient se encaixa

Se a sua equipe vende pelo WhatsApp, o The Chat Quotient é um CRM de vendas independente que funciona dentro do WhatsApp Web como extensão do Chrome. Ele não é um complemento para HubSpot, Salesforce, Zoho ou qualquer outro CRM, e não sincroniza com eles. Tudo fica ao lado da conversa.

Em relação à lista acima:

• Captura de leads. Crie um lead a partir da conversa em que você está. A IA pode ler o chat quando você pedir e rascunhar o lead (título, etapa, prioridade e valor) para você revisar e aplicar.
• Funil. Um quadro kanban com vários funis, além do destaque de leads frios para que os negócios parados se destaquem.
• Acompanhamentos. Anotações, tarefas e lembretes por lead. Os lembretes chegam como mensagem do WhatsApp mesmo quando o WhatsApp Web não está aberto.
• Painel e exportações. Um painel de insights para os seus funis, com importação e exportação de negócios para relatórios.

Há limites. O The Chat Quotient não direciona nem atribui automaticamente conversas e leads a membros da equipe, e não tem relatórios de desempenho da equipe, como tempos de resposta. Se você precisar desses recursos, leve isso em conta. Os preços começam com um plano Basic gratuito para até 20 leads, e os planos pagos estão listados na página de preços.

Para ver o fluxo de trabalho na prática, leia como montar um funil de vendas diretamente no WhatsApp, como equipes de vendas usam um CRM para WhatsApp e como o painel de vendas do WhatsApp acompanha os seus números. A visão geral dos recursos está na página do CRM para WhatsApp.