セールスCRMソフトウェア: 営業チームが本当に必要とする機能

小規模チームの成約に役立つセールスCRMの機能はどれで、後回しにできるのはどれでしょうか。リードの対応、パイプライン、フォローアップについて、必須、後で役立つ、今は不要の3つに分けた実践的なリストです。

ほとんどのセールスCRMソフトウェアは、営業オペレーションのチームを持つ企業向けに作られています。3人や5人で営業している場合、これは問題です。数十の機能に料金を払い、使うのは4つだけ。使わない機能のせいでツールが重くなり、誰も更新しなくなります。

このガイドでは、セールスCRMの機能を小規模チームの成約への役立ち方で順位づけしています。それぞれの機能は、必須、後で役立つ、今は不要のいずれかに分類されます。

セールスCRMの役割

セールスCRMは、誰かに聞かなくても3つの問いに答えられるようにします。今誰と話しているのか、その人との次の一手は何か、どの案件が成約しそうか。ツールがこれらの答えを早く得られるようにしないなら、それは余計な負担です。

セールスCRMと一般的な連絡先リストの違いはここにあります。連絡先リストは人を保存します。セールスCRMは人と、各案件の状態の両方を保存します。

必須の機能

これらは、CRMが使われるかどうかを決める機能です。

1. 素早いリード登録

2分かかるリード登録は、結局行われません。会話がすでに行われている場所から、名前、連絡先、取得経路、希望の内容といった少ない項目だけでリードを作成できるものを選んでください。それ以上の項目は後から追加できます。

2. 見える化されたパイプラインのステージ

パイプラインとは、案件が通過するステージの一覧のことです。たとえば、新規、連絡済み、見積提示、受注または失注などです。ボード表示にすると、停滞している案件が一目でわかります。ステージは5つか6つに抑えてください。それ以上になると、案件が今どのステージにあるかについて、チームの意見が合わなくなります。

3. フォローアップのリマインダー

多くの案件は「No」で失われるのではなく、沈黙によって失われます。リードに紐づいたリマインダー(「明日10時に見積もりを送る」など)は、小規模チームにとって最も役立つ機能です。付箋や記憶に頼る必要がなくなるからです。

4. 各リードへのメモ

提示した価格、出た反論、意思決定者の名前。メモがあれば、チームの誰もが、あなたに何が話されたかを聞かずに会話を引き継げます。

5. 案件の金額と優先度

金額と優先度のラベルがあれば、規模が大きく脈のある案件から順に対応できます。これらがなければ、どのリードも同じように重要に見えてしまい、結局どれも重要ではなくなります。

後で役立つ機能

基本が習慣になり、管理すべき案件が十分に増えてから追加してください。

• 予測。 予測は、ステージごとに重み付けした案件金額を合計したものです。数十件の履歴がないと意味がありません。最初はステージごとの未完了案件の金額の単純な合計から始めてください。
• 複数のパイプライン。 サービスと製品のように、ステップが異なる2種類のものを売る場合に役立ちます。
• レポートとエクスポート。 月次レビューや、会計士またはマネージャーへのデータ提供に必要です。
• リードの取得元。 リードがどこから来ているかを追跡すると、比較できるだけの件数が集まったときに、どのチャネルに費用をかけるべきかがわかります。
• チームメンバー間のリードの引き継ぎ。 複数人で営業する場合、各リードの担当者を明確にする必要があります。まずルール(どのメンバーがどのリードを担当するか)を決め、それからツールで記録してください。すべてのCRMがリードを自動で割り当てられるわけではないので、購入前に確認してください。

今は不要な機能

小規模チームにとって、これらは設定の手間ばかりかかり、得られるものは少ないです。

• 複雑な自動化ビルダー。 分岐するワークフローは魅力的ですが、静かに壊れます。繰り返し行う手順が何か分かるまでは、フォローアップは手作業で行ってください。
• カスタムオブジェクトと細かいフィールドのカスタマイズ。 すべてのリードに必須の項目が10個あると、空欄だらけのレコードになるのは確実です。
• テリトリー管理とノルマの追跡。 大規模な組織向けに作られた機能です。
• 予測スコアリング。 モデルには、小規模なパイプラインにはない履歴が必要です。顧客が話した内容に基づく、シンプルな「熱い」「温かい」「冷たい」のラベルの方が効果的です。
• マーケティングファネルを管理するツール。 マーケティングチームには役立ちますが、会話をクローズさせる営業チームには向きません。

導入前の簡単なテスト

実際のリードを1週間分、そのツールで試してください。リードの追加、リマインダーの設定、停滞している案件の確認にそれぞれどれだけ時間がかかるかを計ります。どれか1つでも1分を超えるなら、チームはチャットのスレッドやスプレッドシートに戻ってしまいます。

また、営業がメッセージングアプリで行われる場合に、CRMがどう対応するかも確認してください。答えが「会話をコピーして貼り付ける」であれば、データはすぐに古くなります。

The Chat Quotientの位置づけ

チームがWhatsAppで営業しているなら、The Chat Quotientは、WhatsApp WebでChromeエクステンションとして動作する単独のセールスCRMです。HubSpot、Salesforce、Zohoなど、他のCRMのアドオンではなく、それらと同期もしません。すべてがチャットのすぐ隣にあります。

上のリストとの対応は次のとおりです。

• リード登録。 今いる会話からリードを作成できます。AIは、頼まれればチャットを読み取り、リード(件名、ステージ、優先度、金額)を下書きするので、あなたが確認して適用できます。
• パイプライン。 複数のパイプラインに対応したカンバンボードです。停滞しているリードが目立つように、コールドリードのハイライトもあります。
• フォローアップ。 リードごとのメモ、ToDo、リマインダーです。リマインダーは、WhatsApp Webを開いていなくても、WhatsAppのメッセージとして届きます。
• ダッシュボードとエクスポート。 パイプラインのためのインサイトダッシュボードと、報告用の案件のインポートおよびエクスポートがあります。

制限もあります。The Chat Quotientは、チャットやリードをチームメンバーに自動で振り分けることはしません。また、応答時間などのチームの成果レポートもありません。それらが必要な場合は、判断材料に加えてください。料金は、最大20件のリードまで無料のBasicプランから始まります。有料プランは料金ページに掲載しています。

実際のワークフローを知りたい場合は、WhatsAppでセールスパイプラインを直接構築する方法、営業チームがWhatsApp CRMを使う方法、WhatsAppの営業ダッシュボードが数字をどう追跡するかをご覧ください。機能の概要はWhatsApp CRMページにあります。