Een AI Inbound Agent praat namens jou met je klanten op WhatsApp. Hij kan leads kwalificeren, de vragen beantwoorden die je elke dag krijgt en een stap terug doen zodra een lead klaar is om door een mens te worden afgesloten. Wil je dat chats beantwoord worden en leads verder komen zonder dat je elk antwoord zelf typt, dan is dit de functie die je zoekt.

[!NOTE] AI Inbound Agents zijn beschikbaar in alle abonnementen. Elk antwoord dat een agent stuurt, telt mee voor het maandelijkse AI-antwoordquotum van je abonnement.

Snel aan de slag

1. Kies AI Inbound Agent in de CQ-zijbalk.
2. Kies het sjabloon dat bij je bedrijf past, of maak een nieuwe agent vanaf nul.
3. Voeg je bedrijfsinformatie toe en kies in welke chats de agent moet antwoorden.
4. Maak de agent aan. Hij begint meteen in die chats te antwoorden.

Elke stap wordt hieronder uitgelegd.

Stap 1: Open AI Inbound Agent

Open WhatsApp Web met The Chat Quotient actief en kies AI Inbound Agent in de CQ-zijbalk. Hier maak je nieuwe agents aan en beheer je de agents die je al hebt.

Stap 2: Kies een sjabloon of begin vanaf nul

Sjablonen zijn kant-en-klare agents voor veelvoorkomende taken, zoals leads kwalificeren of productvragen beantwoorden. Elk sjabloon heeft al een uitgeschreven doel en voorwaarden om een stap terug te doen. Dat zijn standaardinstructies die voor de meeste bedrijven werken, en je kunt ze allebei aanpassen voordat je de agent aanmaakt.

Past geen enkel sjabloon, maak dan een nieuwe agent en schrijf het doel en de voorwaarden zelf.

Je kunt alle sjablonen, met een beschrijving van wat ze doen, bekijken in de AI-agentenbibliotheek.

Stap 3: Voeg bedrijfsinformatie en doelgroep toe

Of je nu met een sjabloon of vanaf nul begint, de agent heeft een paar gegevens nodig:

• Naam: iets wat je herkent, zoals “Leadkwalificatie” of “Support”.
• Doel: wat de agent moet bereiken, in gewone woorden (bijvoorbeeld “Leads kwalificeren door naar hun budget en bedrijfsgrootte te vragen”). Sjablonen vullen dit voor je in.
• Doelgroep: in welke chats de agent antwoordt. Je kunt kiezen uit specifieke pijplijnen, opgeslagen contacten, niet-opgeslagen contacten, geselecteerde WhatsApp-lijsten of alle contacten. De meeste bedrijven kiezen niet-opgeslagen contacten, omdat nieuwe aanvragen meestal komen van nummers die je nog niet hebt opgeslagen.
• Bedrijfsinformatie: feiten die de agent in zijn antwoorden kan gebruiken, als sleutel-waardeparen (bijvoorbeeld “Prijs”: “$29/mnd”, “Locatie”: “Amsterdam”). Je kunt gegevens uit je profiel hergebruiken of informatie toevoegen die alleen deze agent nodig heeft.

Stap 4: Bepaal wanneer de agent een stap terug doet

De agent hoort de chat aan jou over te dragen zodra de lead klaar is om af te sluiten, of als een klant iets vraagt wat de agent niet zou moeten afhandelen. Sjablonen bevatten voorwaarden die voor de meeste bedrijven passen, en je kunt ze wijzigen.

• Wat de klant te horen krijgt: kies wat de agent zegt als hij een stap terug doet. Hij kan melden dat een medewerker verder helpt, zeggen “Ik kom er zo bij je op terug” of zonder bericht een stap terug doen.
• Voorwaarden: beschrijf in gewone tekst wanneer de agent moet stoppen met antwoorden (bijvoorbeeld “De klant vraagt om terugbetaling” of “De klant wil een bestelling plaatsen”).
• Meldingen: kies hoe je op de hoogte wordt gebracht als de agent een stap terug doet: via e-mail, WhatsApp of allebei.

Stap 5: Bekijk de suggesties en maak de agent aan

Na het versturen controleert The Chat Quotient wat je hebt ingevuld en stelt mogelijk extra gegevens voor waarmee de agent beter kan antwoorden. Je kunt teruggaan om ze toe te voegen, of ze overslaan en doorgaan.

Zodra je de agent hebt aangemaakt, begint hij te antwoorden in de chats van zijn doelgroep. Die chats tonen een groen label AI Inbound Agent Active naast de knop AI Reply. Hoe je de agent in een chat uitzet en wat er gebeurt als je zelf antwoordt, lees je in AI Inbound Agenten beheren in individuele chats.

[!IMPORTANT] Houd je WhatsApp Web-tabblad open met de extensie actief. De agent leest en verstuurt berichten via dat tabblad en kan dus niet antwoorden als het gesloten is.

[!TIP] Een agent is zo goed als de informatie die je hem geeft. Nauwkeurige bedrijfsinformatie en duidelijke voorwaarden bepalen hoe goed hij leads kwalificeert en wanneer hij ze aan jou overdraagt. Die paar extra minuten zijn het waard.